Persönliche Assistenz / Executive Assistant gesucht

Ich bin Unternehmer aus Wien und suche eine zuverlässige, gut organisierte und vor allem selbstständig arbeitende persönliche Assistenz zur langfristigen Unterstützung. Die Position kombiniert klassische persönliche Assistenz mit Aufgaben aus den Bereichen Geschäftsführung, Organisation und Projektkoordination. **Mir ist besonders wichtig, dass du mitdenkst, eigenständig Lösungen findest, Aufgaben nachverfolgst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst.** Ich suche keine Person, der ich jeden einzelnen Arbeitsschritt vorgeben muss. ### Deine Aufgaben **1. Persönliche Organisation** - Flüge, Hotels und Reisen recherchieren, vergleichen und buchen - Restaurants, Veranstaltungen und Aktivitäten organisieren - Private und geschäftliche Termine koordinieren - Bestellungen, Rücksendungen und Reklamationen abwickeln - Produkte und Dienstleistungen recherchieren und konkrete Empfehlungen vorbereiten - Dienstleister und Handwerker organisieren **2. Aufgabenmanagement und Geschäftsführung** - Meine Aufgaben aus Sprachnachrichten, Chats und Meetings erfassen und organisieren - Eine zentrale To-do-Liste führen und aktuell halten - Offene Aufgaben und Deadlines bei Mitarbeitern und Dienstleistern nachverfolgen - Selbstständig kontrollieren, ob vereinbarte Aufgaben erledigt wurden - Mir regelmäßig einen kompakten Überblick über offene Entscheidungen und wichtige Themen geben - Geschäftliche E-Mails vorsortieren und Antworten vorbereiten - Meetings vorbereiten und anschließend Aufgaben festhalten **3. Projektkoordination und Administration** - Laufende Projekte organisieren und Fortschritte kontrollieren - Schulungsvideos und digitale Inhalte verwalten und deren Veröffentlichung koordinieren - Externe Dienstleister und Content-Bearbeiter koordinieren - Verträge, Abonnements und Kündigungsfristen verwalten - Einfache Auswertungen und Reportings erstellen - Administrative Abläufe verbessern und mithilfe von KI vereinfachen ### Was du mitbringen solltest - Erfahrung als persönliche Assistenz, virtuelle Assistenz, Executive Assistant oder im Office Management - Sehr selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise - Organisationstalent und ein gutes Gespür für Prioritäten - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Tabellen und Kalendern - Erfahrung mit ChatGPT und anderen KI-Tools - Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion - Freude daran, Probleme selbstständig zu lösen Kenntnisse in Tools wie HubSpot, Slack, Google Workspace oder ähnlichen Programmen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. ### Rahmenbedingungen - Langfristige Zusammenarbeit gewünscht - ca. 10 Stunden pro Woche - Remote - Flexible Zeiteinteilung mit regelmäßiger Erreichbarkeit an Werktagen - Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung - Vergütung abhängig von Erfahrung und Qualifikation ### Bewerbung Bitte schreib mir kurz: 1. Welche Erfahrungen du bereits als Assistenz gesammelt hast. 2. Welche vergleichbaren Aufgaben du bisher eigenständig übernommen hast. 3. Mit welchen digitalen Tools und KI-Anwendungen du arbeitest. 4. Wie viele Stunden du pro Woche verfügbar bist und welche Vergütung du dir vorstellst. Ich suche ausdrücklich jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, Verantwortung übernimmt und mich langfristig organisatorisch entlastet.