- Heimarbeit
- Stundenlohn
- Besucher: 200
- Offen bis: 19.08.2026
Wir sind eine Unternehmensberatung im Bereich Fördermittel (BAFA-Beratung und Qualifizierungsförderung) und suchen eine zuverlässige virtuelle Assistenz für die laufende Auftragssteuerung im Hintergrund. Die Zusammenarbeit ist ausdrücklich auf lange Sicht angelegt – wir suchen keine Projektaushilfe, sondern eine feste Ansprechperson im Team.
Deine Aufgaben:
- Steuerung laufender Kundenaufträge in unserem CRM (Bitrix24): Aufgaben nach Fälligkeit abarbeiten, Aufträge in die richtige Prozessphase schieben
- Rückläufe überwachen: fehlende Unterlagen, Verträge und Vollmachten nachfassen – per E-Mail-Vorlage und telefonisch
- Eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, korrekt benennen und im Kundenordner ablegen
Dokumente in Behördenportale hochladen und Fristen überwachen
- Terminkoordination zwischen Kunden und Beratern, Kontrolle der Terminbuchungen
- Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs: Standardanfragen selbst beantworten, fachliche Themen an die Berater übergeben
- Saubere Dokumentation: keine Aufgabe ohne gesetzte Wiedervorlage
Was wichtig ist:
- Strukturierte, fristorientierte Arbeitsweise – Genauigkeit ist hier wichtiger als Tempo
- Erfahrung mit einem CRM- oder Ticketsystem (Bitrix24 von Vorteil, kein Muss – wir schulen ein)
- Bereitschaft zu telefonischem Kundenkontakt über unsere Telefonie-App
- Vertrauter Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten
- Erfahrung mit Förderprogrammen oder Behördenprozessen ist ein Plus, aber keine Voraussetzung
Rahmen:
- Remote, Erreichbarkeit innerhalb üblicher Bürozeiten (Mo–Fr) erwünscht
Start: nach Absprache, zeitnah
- Einarbeitung anhand eines vollständigen Prozesshandbuchs mit Vorlagen für jeden Schritt
- Beginn mit einem klar abgegrenzten Testzeitraum, danach dauerhafte Zusammenarbeit mit festem Stundenkontingent
Bitte schreib uns kurz: deine Erfahrung mit CRM-Systemen und Kundenkorrespondenz, deine Verfügbarkeit pro Woche und deinen Stundensatz.
Hinweis: Die Bewerbungen auf diesen Job sind ab sofort nur noch für den Auftraggeber sichtbar.
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Fragen zum Job (3)
Guten Tag,
Ihre Ausschreibung spricht mich sehr an, da ich langjährige Erfahrung in Kundenkommunikation, Organisation und der zuverlässigen Begleitung laufender Vorgänge mitbringe.
Vor meiner Bewerbung hätte ich zwei kurze Fragen: Welches feste Stundenkontingent pro Woche ist nach dem Testzeitraum vorgesehen? Und bedeutet „Erreichbarkeit innerhalb üblicher Bürozeiten“ ein vereinbartes tägliches Zeitfenster oder eine durchgehende Erreichbarkeit von Montag bis Freitag?
Ist der klar abgegrenzte Testzeitraum regulär vergütet?
Beste Grüße
Joanna Falconer
Guten Tag,
wie viele Wochenstunden erwarten Sie für diese Tätigkeit?
Grüße
Hallo, da ich schon viele Jahre in unterschiedlichen CRM Systemen gearbeitet habe stellt dieses für mich kein Problem dar. Behörden und Fördermittel kenn ich auch zu genüge. Da ich viele Jahre schon selbständig bin ist für mich die eindringlichste Frage über welches Stundenkontingent reden wir hier. Das ist für eine ordentliche Kalkulation sehr wichtig. Denn ich sage nicht unter 28,-€ an.
Gruß Ralf