- Heimarbeit
- Stundenlohn
- Besucher: 8
- Offen bis: 19.08.2026
Wir sind eine Unternehmensberatung im Bereich Fördermittel (BAFA-Beratung und Qualifizierungsförderung) und suchen eine zuverlässige virtuelle Assistenz für die laufende Auftragssteuerung im Hintergrund. Die Zusammenarbeit ist ausdrücklich auf lange Sicht angelegt – wir suchen keine Projektaushilfe, sondern eine feste Ansprechperson im Team.
Deine Aufgaben:
- Steuerung laufender Kundenaufträge in unserem CRM (Bitrix24): Aufgaben nach Fälligkeit abarbeiten, Aufträge in die richtige Prozessphase schieben
- Rückläufe überwachen: fehlende Unterlagen, Verträge und Vollmachten nachfassen – per E-Mail-Vorlage und telefonisch
- Eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, korrekt benennen und im Kundenordner ablegen
Dokumente in Behördenportale hochladen und Fristen überwachen
- Terminkoordination zwischen Kunden und Beratern, Kontrolle der Terminbuchungen
- Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs: Standardanfragen selbst beantworten, fachliche Themen an die Berater übergeben
- Saubere Dokumentation: keine Aufgabe ohne gesetzte Wiedervorlage
Was wichtig ist:
- Strukturierte, fristorientierte Arbeitsweise – Genauigkeit ist hier wichtiger als Tempo
- Erfahrung mit einem CRM- oder Ticketsystem (Bitrix24 von Vorteil, kein Muss – wir schulen ein)
- Bereitschaft zu telefonischem Kundenkontakt über unsere Telefonie-App
- Vertrauter Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten
- Erfahrung mit Förderprogrammen oder Behördenprozessen ist ein Plus, aber keine Voraussetzung
Rahmen:
- Remote, Erreichbarkeit innerhalb üblicher Bürozeiten (Mo–Fr) erwünscht
Start: nach Absprache, zeitnah
- Einarbeitung anhand eines vollständigen Prozesshandbuchs mit Vorlagen für jeden Schritt
- Beginn mit einem klar abgegrenzten Testzeitraum, danach dauerhafte Zusammenarbeit mit festem Stundenkontingent
Bitte schreib uns kurz: deine Erfahrung mit CRM-Systemen und Kundenkorrespondenz, deine Verfügbarkeit pro Woche und deinen Stundensatz.
Hinweis: Die Bewerbungen auf diesen Job sind ab sofort nur noch für den Auftraggeber sichtbar.
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