Welche Aufgaben kannst du als virtuelle Assistenz übernehmen?

Büroarbeit ist unsagbar lästig. Das können viele Selbstständige und Freelancer bestätigen. Dennoch müssen diese alltäglichen Aufgaben erledigt werden – auch wenn sie noch so trivial sind. Dazu gehören Dinge wie Rechnungen schreiben, Kundentermine vereinbaren, Newsletter verfassen oder Recherchearbeiten. Dabei haben all diese Tätigkeiten eines gemeinsam: Sie kosten Zeit und halten von der eigentlichen Arbeit ab. Spätestens dann, wenn keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt, spielen viele Firmen oder Selbstständige mit dem Gedanken, sich eine virtuelle Assistenz als Unterstützung zu holen. Doch welche Aufgaben kannst du als virtuelle Assistenz eigentlich anbieten? 

Das Aufgabenspektrum einer virtuellen Assistenz

Virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig in ihrem eigenen Büro für mehrere Kunden. Gute VAs bieten ihren Kunden dabei ein umfangreiches Portfolio an Aufgaben an, die sie übernehmen können. Einzig deine eigenen Fähigkeiten und dein persönliches Wissen sind hier einschränkend. Daher überlege dir im Vorfeld, welche Aufgaben du jetzt und auch in Zukunft anbieten möchtest: 

• Was kannst du wirklich gut?
• In welchem zeitlichen Rahmen kannst du deine Kunden unterstützen?

Basierend auf diesen Überlegungen kannst du die nachfolgend aufgeführten Tätigkeiten übernehmen.

Backoffice, Sekretariat und Administration

Hierbei handelt es sich um ein weites Aufgabengebiet. Du bietest damit nämlich sämtliche Aufgaben an, die im Back Office tagtäglich anfallen können. Neben einfachen Telefonarbeiten können das zeitintensive Recherchetätigkeiten wie Keyword-Recherche, Produktrecherche oder Adressrecherchen sein.

Weitere mögliche Aufgaben sind: 

• Terminplanung
• Planung und Organisation von Besprechungen und Meetings
• Reiseplanung
• Elektronische Ablage
• Ausarbeitung und Erstellung von Präsentationen
• Datenerfassung und Datenpflege

Besitzt du Erfahrungen in der Buchhaltung, dann solltest du dein Portfolio unbedingt um dieses Angebot erweitern. Denn jede Firma, ob groß oder klein, hat eine Buchhaltung. Und gerade dort fallen mittlerweile immer mehr Aufgaben an, die viel Zeit kosten. So könntest du als virtuelle Assistenz bei der Erstellung der Rechnungen behilflich sein, Zahlungseingänge kontrollieren, Belege im System zuweisen, Gutschriften mit den jeweiligen Rücksendungen verknüpfen und vieles mehr. Aber auch die finale Kontrolle der Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit kannst du übernehmen.

Unterstützung als Telefonassistenz oder im E-Mail-Support

Jeder, egal ob Unternehmer, Freelancer oder Privatperson, erhält jeden Tag unzählige E-Mails. Während es im privaten Bereich weniger schlimm ist, wenn eine Antwort einmal etwas länger dauert, bedeutet das im Geschäftsalltag möglicherweise den Verlust eines großen Auftrags oder einen verärgerten Kunden. Genau hier kommst du als VA ins Spiel. Biete den Kunden Unterstützung im E-Mail-Support oder als Telefonassistenz an.

Inzwischen sind virtuelle Assistenten, die den telefonischen Support übernehmen, sehr gefragt. Alle eingehenden Anrufe werden von der virtuellen Assistenz professionell entgegengenommen, von dieser aufgenommen und entsprechend an den Auftraggeber weitergeleitet. So kann dieser wiederum der täglichen Arbeit nachgehen und seine Kunden erhalten ihre nötige Betreuung.

Die Pflege des Social Media Accounts

Soziale Netzwerke und Social Media spielen in der heutigen Geschäftswelt eine immer größere Rolle. Eine Webseite allein reicht nicht mehr, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Doch ein eigener Blog muss gepflegt und regelmäßig mit neuem Content befüllt werden. Genau dazu fehlt aber vielen Unternehmen und Selbstständigen die Zeit. Daher bieten viele VAs heute die Betreuung und Pflege der Social Media Accounts an.

Folgende Aufgaben könntest du dabei für deine Kunden übernehmen: 

• Aufbau neuer Kanäle und Profile bei beispielsweise YouTube, Instagram, LinkedIn oder TikTok
• Den Aufbau einer Community
• Das Verfassen und Posten neuer Beiträge
• Die Erstellung von Grafiken und/oder Fotos
• Die Gruppenmoderation
• Das Ausarbeiten geeigneter Social-Media-Strategien
• Monitoring- und Analysetätigkeiten

Pflege und Betreuung der Firmenwebseite

Eine moderne, optisch ansprechende Website ist heute das A und O und das Aushängeschild eines jeden Unternehmens und/oder Selbstständigen. Selbst als virtuelle Assistenz solltest du eine aussagekräftige Webseite besitzen.

Doch die Betreuung und Pflege der Unternehmenshomepage ist mit viel Zeit und Arbeit verbunden. Jede VA, die Kenntnisse in diesem Bereich besitzt, sollte daher diese Tätigkeiten anbieten. Neben der Wartung kannst du hier auch Recherchetätigkeiten für neue Beiträge offerieren. Mach dir Gedanken darüber, was du dir diesbezüglich zutraust.

Folgende Aufgaben könntest du deinen Kunden anbieten: 

• Die allgemeine Erstellung einer Website
• Die Betreuung der Homepage sowie die regelmäßige Wartung, inklusive der kontinuierlichen Einspielung wichtiger Sicherheitsupdates, Backup-Erstellung, Problemanalyse und -behebung
• Die Erstellung von Landingpages und Verkaufsseiten
• Das Einfügen von Pop-ups, Widgets, Bannern und Slidern
• Das Einpflegen neuer Texte oder Fotos
• Das Prüfen sowie Beantworten von Kundenkommentaren

Betreuung und Pflege eines Onlineshops

Neben einer eigenen Homepage bieten viele Unternehmen mittlerweile auch einen Onlineshop an. Doch was viele Firmen dabei vergessen: Dessen Pflege ist aufwändig. Aus diesem Grund werden immer mehr virtuelle Assistenten für diese Aufgaben gesucht. Auch du kannst, bei genügend Kenntnissen und Erfahrung, diese Aufgaben übernehmen. Neben der Preispflege oder dem Einstellen von Rabattaktionen könntest du das Einpflegen neuer Produkte übernehmen oder bei bestehenden Artikeln beispielsweise Anpassungen und Veränderungen in der Produktbeschreibung vornehmen.

Suchmaschinenoptimierung (SEO-Optimierung)

Jeder weiß, wie wichtig ein gutes Ranking bei Google ist, um die eigene Sichtbarkeit zu erhöhen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher wünschen sich immer mehr Unternehmen SEO-optimierte Texte und Beiträge. Die Erstellung dieser Artikel setzt einiges an Fachwissen und Erfahrung voraus. Denn dafür ist nicht nur eine umfassende Keyword-Recherche notwendig,  sondern es gibt mittlerweile auch viele andere Dinge zu beachten.

Um aber das nötige Wissen in diesem Bereich zu erlangen, muss viel Zeit geopfert werden. Zeit, welche die meisten Firmen nicht haben. Aus diesem Grund sind VAs, die über dieses Wissen verfügen, sehr gefragt und gesucht.

Unterstützung bei der Erstellung von Podcasts

Bloggen liegt voll im Trend. Wie bereits erwähnt könntest du einen Kunden bei der Erstellung und Pflege eines Blogs unterstützen. Doch auch Podcasts werden immer beliebter. Neben der Konzepterstellung sind hier die Bearbeitung und das Veröffentlichen die wichtigsten Aufgabenbereiche.

Generell kannst du im Bereich Podcast folgende Aufgaben übernehmen: 

• Schnitt und Nachbearbeitung von aufgenommenen Podcastfolgen
• Die Transkription der Episoden
• Die Erstellung von Shownotes 
• Den Upload auf den Server
• Die Recherche nach passenden Themen 
• Akquise und Kontakt zu möglichen Gästen

Fazit – Aufgaben einer virtuellen Assistenz

Als virtuelle Assistenz unterstützt du Unternehmen und Selbstständige, indem du ihnen gezielt Arbeit abnimmst. Dabei bist du aber nicht auf einen Tätigkeitsbereich eingeschränkt, sondern machst zahlreiche unterschiedliche Dinge. Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz bietet Firmen somit die Chance, langfristig Aufgaben auszulagern und vom Wissen und dem Erfahrungsschatz einer VA zu profitieren. Zudem gewinnen sie damit auch wieder zusätzliche Zeit für ihr eigenes Kerngeschäft.