Was zeichnet eine gute virtuelle Assistenz aus?
Viele Unternehmen, Konzerne und auch Selbstständige setzen heutzutage auf die Unterstützung durch eine virtuelle Assistenz. Da VAs wichtige Aufgaben innerhalb eines Business übernehmen, gewinnen sie zunehmend an Bedeutung. Denn virtuelle Assistenten sind vielseitig einsetzbar. Sie können im Kundensupport unterstützen, Events planen, Präsentationen erstellen, aber auch Marketingstrategien entwickeln und die vorbereitende Buchhaltung übernehmen.
Doch woran erkennt man eine gute virtuelle Assistenz? Woran liegt es, dass sich manche nicht vor Aufträgen retten können und andere nach wenigen Monaten wegen ausbleibender Einnahmen das Handtuch werfen müssen?
Welche Eigenschaften zeichnen eine gute virtuelle Assistenz aus?
Um als virtuelle Assistenz erfolgreich zu sein, sollte sie auf jeden Fall umfassende Kenntnisse in ihrem Aufgabengebiet besitzen. Weitere Eigenschaften einer guten Assistenz sind ein freundliches, offenes Auftreten sowie die Fähigkeit, neue Informationen schnell zu verarbeiten und die Anforderungen perfekt umzusetzen. Ebenfalls muss die VA in der Lage sein, ihre Projekte richtig zu priorisieren. Sie benötigt eine gute Selbstorganisation und in gewisser Art und Weise auch ein Talent dafür, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen – denn es ist nicht immer einfach, mehrere Kunden samt ihren Projekten und auch noch die Werbung in eigener Sache miteinander zu vereinbaren. Eine hohe Selbstdisziplin hilft aber enorm dabei.
Zusätzlich gibt es einige Anforderungen an eine VA, die vom jeweiligen Dienstleistungsangebot abhängen. Bietest du den Kunden an, sie in ihrem Kundenservice zu unterstützen, und läuft dieser über Livechat und die sozialen Netzwerke? Dann musst du häufig auf Abruf verfügbar sein. Arbeitest du dagegen im Bereich der Buchhaltung, benötigst du ein gutes Organisationstalent und eine gute Terminplanung, um beispielsweise Zahlungsfristen im Blick zu haben.
Damit die Zusammenarbeit für beide Seiten dauerhaft zufriedenstellend funktioniert, sollte eine VA zudem noch einige ganz besondere Eigenschaften mitbringen.
Das sind die 5 Dinge, welche die ideale virtuelle Assistenz auszeichnen
- Sie bleibt auf dem Laufenden
Als gute VA gehört es auch dazu, sich regelmäßig über seine Kunden sowie deren Branchen zu informieren. Aus diesem Grund solltest du immer mal wieder einen Blick auf die Unternehmenswebseiten und die Social-Media-Kanäle deiner Auftraggeber werfen. Das Gleiche gilt auch vor Bewerbungsgesprächen mit potenziellen Neukunden. Eine gute virtuelle Assistenz zeichnet sich dadurch aus, dass sie versucht, so viel wie möglich über eine Firma und deren Geschäftszweige in Erfahrung zu bringen. Damit zeigst du gleich Interesse an der neuen Aufgabe und an deinem Neukunden. Des Weiteren gilt es, sich in den jeweiligen Schwerpunktthemen auf dem Laufenden zu halten. Haben sich durch ein Google-Update die Anforderungen im Bereich der SEO-Optimierung geändert? Gibt es neue Tools, die in deinem Aufgabenbereich die Arbeit und die Zusammenarbeit mit dem Kunden erleichtern? Die Kunden schätzen gute VAs, die aktiv und eigenständig Vorschläge einbringen – denn das bedeutet, dass sie Interesse an der Zusammenarbeit zeigt.
2. Sie achtet auf Details
Jede VA sollte grundsätzlich bei all ihren Tätigkeiten auf Details achten, um Fehler sowie Unstimmigkeiten zu vermeiden, zu erkennen und korrigieren zu können. Dies betrifft nicht ausschließlich die eigene Arbeit. Eine gute virtuelle Assistenz besitzt die Eigenschaft, auch in gelieferten Daten und bestehenden Workflows etwaige Fehler zu erkennen sowie Verbesserungsvorschläge und Prozessoptimierungen aufzuzeigen. Doch noch viel wichtiger als die Prozessoptimierung ist bei einer guten VA eine gewissenhafte und ordentliche Arbeitsweise. Wenn einem selbst einmal ein Fehler passiert, sollte man dazu stehen. Das ist ein Zeichen von Charakterstärke. Schließlich zeichnet sich eine gute virtuelle Assistenz mitunter auch durch Ehrlichkeit aus.
3. Sie ist zuverlässig
Absolute Zuverlässigkeit ist die wichtigste Eigenschaft einer jeden virtuellen Assistenz. Deine Kunden bauen auf dich und deine Arbeitsleistung. Sie vertrauen darauf, dass du die zugeteilten Aufgaben fristgerecht erledigst und sie die Themen gedanklich abhaken können, sobald sie diese an dich abgegeben haben. Gleichzeitig macht dich das auch zu einem wertvollen Teammitglied, für das man nur schwer Ersatz findet. Besonders was die Erreichbarkeit betrifft, kommt es deshalb öfters zu Unstimmigkeiten – schließlich kannst du nicht immer sofort alles stehen und liegen lassen. Dem kannst du vorbeugen, indem du deine Arbeitszeiten und Erreichbarkeit klar kommunizierst. Dann weiß der Kunde, dass er dennoch mit deiner Arbeit rechnen kann, selbst wenn du dich nicht sofort zurückmeldest.
4. Sie ist vertrauenswürdig
Bei manchen Aufgabengebieten erhält eine virtuelle Assistenz tiefe Einblicke in das Unternehmen ihres Auftraggebers und möglicherweise sogar Zugriff auf sensible Daten. Daher ist Vertrauen das A und O für eine gute und langfristige Zusammenarbeit. Je mehr Vertrauen ein Kunde einer VA entgegenbringen kann, desto mehr Aufgaben wird er auch an die virtuelle Unterstützung delegieren. Gute virtuelle Assistenten zeichnen sich durch ein umsichtiges Verhalten dem Kunden sowie auch den einzelnen Kontaktpersonen gegenüber aus. Wichtig ist dabei das Wissen, dass sich Vertrauen nicht über Nacht aufbaut. Es kann viel Zeit vergehen, bis ein Auftraggeber der VA vollkommen vertraut. Zudem ist es förderlich, wenn du Fragen deines Kunden grundsätzlich offen gegenüberstehst. Bittet er dich beispielsweise um Referenzen oder Hintergrundinformationen zu dir und deinem beruflichen Werdegang, solltest du sie ihm nicht verweigern (natürlich nur soweit du damit kein anderes Vertrauensverhältnis verletzt).
5. Sie bildet sich stetig fort
Bilde dich weiter, vertiefe dein Wissen und erweitere dein Angebot. Je mehr Aufgaben du übernehmen und anbieten kannst, umso mehr Experte du in einem oder mehreren Gebieten bist, desto wichtiger wirst du für deine Bestandskunden. Gleichzeitig weckst du aber auch das Interesse von Neukunden an dir. Gute virtuelle Assistenten zeichnen sich durch ein in sich stimmiges Portfolio aus.
Fazit – was zeichnet eine gute virtuelle Assistenz aus?
Um von deinem Business als virtuelle Assistenz dauerhaft leben zu können, brauchst du eine Menge Selbstdisziplin, Organisationstalent und die Eigenschaft, auch mal Prioritäten zu setzen, sofern es nötig ist. Aber das ist noch nicht die Königsklasse. Nur wenn du immer am Ball bleibst (sowohl bei deinen Kunden als auch bei dir selbst), dabei auch auf die kleinen Dinge Acht gibst, absolute Zuverlässigkeit beweist und ein gutes Vertrauensverhältnis zu deinen Kunden pflegst – genau dann entwickelst du dich schnell zu einem unverzichtbaren Partner für deine Auftraggeber.