Was verbirgt sich hinter dem Begriff VPA?

VPA (oder nur VA) ist immer öfter in Stellenausschreibungen zu lesen. Doch was genau verbirgt sich hinter der Abkürzung VPA? Wer den Begriff bei Google eingibt, stolpert über den „Verband privater Arbeitsvermittler“. Doch dies ist damit, im Zusammenhang mit einer Stellenausschreibung, bestimmt nicht gemeint. Bei Wikipedia werden zudem noch die Verbrauchs- und Prüfanstalt in Remscheid, die Vietnamesische Volksarmee (Vietnam’s People Army) und ein Antiepileptikum erwähnt. Doch ganz unten in der Liste steht auch „virtuelle persönliche Assistenz (Dienstleistung)“. Wer sich nun intensiver mit diesem Begriff befasst, wird schnell merken, dass sich genau das hinter der Abkürzung in den Stellenausschreibungen verbirgt. 

Was ist die Definition eines virtuellen persönlichen Assistenten?

Das Charakteristische für einen persönlichen Assistenten ist die direkte Zusammenarbeit mit seinem Auftraggeber, direkt vor Ort. Nicht selten hat ein persönlicher Assistent nur einen einzigen Kunden, für den er allerlei Aufgaben wie beispielsweise normale Bürotätigkeiten, aber auch persönliche Dinge wie das Einkaufen vornimmt. Besonders wohlhabende Haushalte oder Prominente setzen auf einen persönlichen Ansprechpartner dieser Art. 

Dahingegen ist ein virtueller persönlicher Assistent, kurz VPA, nicht beim Kunden vor Ort. Er bietet seine Dienstleistungen remote an. Das heißt: Sein Büro ist der virtuelle Raum. Mit anderen Worten unterstützt du als VPA nicht vor Ort, sondern aus deinem Homeoffice deine Auftraggeber bei den unterschiedlichsten Tätigkeiten. Neben Selbstständigen oder kleinen Firmen können dabei auch Großunternehmen zu deinen Kunden gehören. Die Zusammenarbeit verläuft ausschließlich digital per E-Mail, Chat, Video-Call und unter Verwendung von Cloudanwendungen.

Welche Aufgaben werden von einer VPA übernommen?

Je nach Fähigkeiten, Berufserfahrung, Ausbildung und allgemeinen Skills kann eine VPA ein Allrounder sein oder ein Experte auf einem oder wenigen Gebieten. Daher unterscheidet sich auch das Dienstleistungsangebot der einzelnen virtuellen Assistenten voneinander sehr stark: Bei einigen kannst du aus einem breiten Angebotsspektrum schöpfen, während du bei anderen nur wenig Auswahlmöglichkeiten hast. Beide Arten haben ihren Reiz sowie ihre Vor- und Nachteile. 

Allgemein übernehmen VPAs unter anderem folgende Tätigkeiten zu deiner Entlastung: 

• Klassische Büro- und Sekretariatsaufgaben wie Telefonservice oder E-Mail-Korrespondenz
• Koordination der anfallenden Geschäftstermine
• Verteilung der eintreffenden digitalen Geschäftspost des allgemeinen Info-Postfachs 
• Beantwortung eintreffender Kundenfragen
• Unterstützung bei Eventplanungen
• Organisation von Besprechungsterminen
• Versenden von Newslettern
• Erstellung von Präsentationen
• Betreuung der Social Media Accounts
• Allgemeine Recherchearbeiten

Allein schon an dieser Auflistung wird die Vielfalt dieses Berufs mehr als deutlich. Ebenso wird aber auch mit einem Mal klar, dass die meisten klassisch angelegten Aufgabenbereiche in der heutigen digitalen Welt durchaus online ausgeführt werden können.

Auch zeigt die kleine Auswahl, dass einige der Tätigkeiten bereits mit wenig Berufserfahrung durchgeführt und angeboten werden können. Nicht immer ist eine aufwendige Weiterbildung erforderlich. Damit kann auch ein Quereinsteiger als virtuelle persönliche Assistenz erfolgreich werden und sein persönliches Wissen und Können anderen für beide Seiten gewinnbringend anbieten.

Als virtuelle persönliche Assistenz durchstarten

Als virtuelle persönliche Assistenz durchzustarten ist einfacher als du denkst. Natürlich ist es umso leichter, je mehr fachliche Vorkenntnisse du besitzt. Dementsprechend kannst du dein Portfolio dann ausrichten und dich danach positionieren.

Allgemein solltest du dir überlegen, ob du als VPA lieber nur einen kleinen Teilbereich an Dienstleistungen anbietest und dich auf diesem Gebiet zusätzlich spezialisierst. Oder möchtest du lieber breit aufgestellt sein und so die Chance haben, vielfältige Kunden und Aufträge zu generieren? Beide Überlegungen haben durchaus ihre Berechtigung. Doch die Entscheidung darüber musst du selbst treffen. 

Vielleicht hilft dir aber dieser kleine Tipp dabei, eine passende Wahl zu treffen: 

Mit einem speziellen Fachwissen kannst du einfacher in bestimmten Nischen Fuß fassen. Du setzt dich damit deutlich von deiner Konkurrenz ab. Nicht jede VPA besitzt beispielsweise eine abgeschlossene Berufsausbildung als Buchhalter. Damit erhöht sich automatisch deine Chance, eine lukrative Arbeit zu finden.

Wo kann man als VPA einen Auftraggeber finden? 

Es gibt immer mehr Portale, Agenturen oder auch Facebook-Gruppen, in denen Unternehmen nach VPAs suchen. Hier kann oftmals eine VPA auch kostenfrei einen Account erstellen und aktiv nach neuen Auftraggebern suchen. Gerade zu Beginn einer Tätigkeit als virtuelle persönliche Assistenz kann das Erstellen eines Business-Profils von Vorteil sein. 

Wie sind die Gehalts- und Zukunftsaussichten einer VPA?

Besonders Neulinge auf dem Gebiet stellen sich die Frage, wie denn die Gehaltsaussichten einer virtuellen persönlichen Assistenz sind. Generell kannst du bei deinem Gehalt von einem ähnlichen Betrag ausgehen wie ihn ein persönlicher, nicht virtuell arbeitender Assistent verdient. Befragt man hierzu den Gehaltsreport von StepStone, werden einem rund 46.000 Euro als Durchschnittsgehalt angegeben.

Sei dir aber bewusst, dass du gerade als neu selbstständige VPA ohne Referenzen manchmal gegen Agenturen mit Dumpingpreisen ankämpfen musst. Ein Stundensatz von unter 8 Euro, und damit unter dem gesetzlichen Mindestlohn, ist anfangs keine Seltenheit.

Um genau zu wissen, wie hoch du deinen Stundensatz ansetzen solltest, ist Kalkulieren angesagt. Wie hoch sind deine monatlichen Fixkosten (Miete, Versicherungen, Lebensmittel, etc.)? Ist die Beschäftigung als VPA nur ein Nebenjob oder soll dies irgendwann einmal zu deiner Haupteinnahmequelle werden? Diverse Onlinerechner helfen dir dabei, deinen Stundensatz genau zu berechnen. 

Zudem bestimmen auch die übernommenen Aufgaben den Preis einer VPA. Office-Kenntnisse sind gefragt, doch dieses Wissen besitzt beinahe jede VPA. Daher werden solche Arbeiten relativ gering entlohnt. Wissen im Bereich der Finanzbuchhaltung ist hingegen spezieller und wird damit auch höher bezahlt. Je nachdem also, welche Aufgaben du übernimmst und welche Dienstleistungen du anbietest, fallen deine Einnahmen höher oder niedriger aus. 

Bezüglich der Zukunftsaussichten musst du dir dagegen absolut keinen Gedanken machen. VPAs werden immer häufiger gefragt. Für eine Firma ist eine VPA auf Stundenbasis oft günstiger als eine Bürokraft in Festanstellung. Denn neben dem Festgehalt für eine Büroangestellte spart sich die Firma zudem noch den Arbeitsplatz in ihrem Büro und die Bereitstellung des benötigten Arbeitsequipments.

Fazit – so wirst auch du ein erfolgreicher virtueller persönlicher Assistent

Der einfachste Weg eine erfolgreiche VPA zu werden ist: Einfach mal loslegen. Neben deinem eigenen Können und den eigenen Fähigkeiten ist nur eines wirklich wichtig: Digital Literacy – also die Kompetenz, digitale Medien zu nutzen, mit diesen fachgerecht umzugehen und mit deinen Kunden über den virtuellen Weg zu kommunizieren. Denn nur wenn du ein solides digitales Know-how besitzt, gelingt dir der Einstieg als VPA. Doch keine Sorge: Jeder kann sich Digital Literacy in der heutigen Zeit aneignen. In Kombination mit deinen sonstigen Fähigkeiten aus deinem bisherigen Berufsleben wird sich der Erfolg dann rasch einstellen.