Wann ist der richtige Zeitpunkt, um mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten?
Jeder Tag beginnt mit einem überquellenden E-Mail-Postfach, die To-do-Liste wird immer noch länger und deine Arbeitswoche besteht inzwischen aus mindestens 60 bis 80 Stunden die Woche? Wann du das letzte Wochenende einmal frei hattest, weißt du schon gar nicht mehr? Deine Kunden sind mit deiner Arbeitsleistung überhaupt nicht mehr zufrieden und du musst enorm viel Zeit in Nacharbeiten investieren? Dann ist spätestens jetzt der richtige Zeitpunkt, um mit einer VA (virtuellen Assistenz) zusammenzuarbeiten. Vermutlich war dieser Moment schon viel früher da, doch du hast ihn einfach nicht erkannt oder es bislang nicht wahrhaben wollen.
Wann lohnt es sich, eine VA als Unterstützung zu engagieren?
Die Fragen nach dem „Wann“ ist situationsbedingt bei jedem unterschiedlich. Generell hängt es von deiner Arbeit und deinem Auftragsvolumen ab. Am besten erstellst du eine Liste mit allen Tätigkeiten, die in deinem Business anfallen und beantwortest für dich folgende Fragen:
- Ist deine Arbeit von immer wiederkehrenden Aufgaben geprägt, die zeitintensiv sind, die aber keine große Vorkenntnis benötigen?
- Vernachlässigst du deine Arbeit, weil du nur noch mit organisatorischen Dingen zu tun hast?
- Gibt es Aufgaben, für die dir die Geduld und/oder das nötige Fachwissen fehlen und für welche du deshalb doppelt so lange wie mancher Experte brauchst?
- Beschweren sich deine Kunden über deine mangelnde telefonische Erreichbarkeit?
Aber auch allgemeine Dinge, deine Arbeit, deinen Service und dich selbst betreffend darfst du nicht außer Acht lassen:
- Bist du noch in der Lage Deadlines einzuhalten?
- Sitzen dir deine offenen Aufgaben drohend im Nacken und du kannst nicht einmal mehr in der Nacht richtig abschalten?
- Machst du eigentlich noch eine Mittagspause und ernährst dich nicht nur noch von Junk Food?
Ob auch für dich eine virtuelle Assistenz sinnvoll ist, kannst letztendlich nur du selbst wirklich beantworten. Doch die Unterstützung durch eine VA ist bereits bei wenigen Wochenstunden eine große Entlastung.
Welche Aufgaben solltest du an eine VA abgeben?
Damit die Zusammenarbeit mit der virtuellen Assistenz funktioniert und du von der Hilfe profitierst, überlege dir im Vorfeld genau, welche Tätigkeiten du gerne abgeben würdest. Sinnvoll sind dabei vor allem Arbeiten, die dir keinen Spaß machen und welche dir dadurch lediglich Zeit und Energie rauben. Aber auch zeitintensive Dinge wie Adressrecherchen kannst du sehr gut von einer VA erledigen lassen. Hierbei handelt es sich schließlich in gewisser Art und Weise um eine sogenannte „Fleißarbeit“.
Bei der Ausarbeitung der Tätigkeitsliste für deine VA solltest du die Aufgaben in mehrere Gruppen untergliedern:
- Handelt es sich bei dieser Arbeit um dein Kerngeschäft, deine Hauptdienstleistung, weshalb Kunden bei dir anfragen und dich buchen?
- Handelt es sich bei dieser Arbeit um eine Tätigkeit, die keine Vorkenntnisse voraussetzt und die auch eine andere Person remote erledigen kann?
- Kann eine andere Person diese Arbeit besser, da dir das Wissen dafür oder die Übung darin fehlt?
Welche Alltagsaufgaben du genau sinnvollerweise abzugeben hast, ist somit von deinem Geschäftsfeld abhängig. Doch in vielen Firmen und Unternehmen gibt es typische Einstiegsaufgaben, die abgegeben werden können.
Diese sind:
- Recherchieren
- Erstellen von Präsentationen
- Transkripte
- Übersetzungen
- Infomaterial versenden
- Facebookseite pflegen
- Blogbeiträge online stellen
- Mailings versenden
- Korrekturlesen
- Stellenausschreibungen verfassen
- Eingehende Bewerbungen sichten und vorsortieren
- Terminplanung mit Kunden
- Deadlines koordinieren
- Angebote versenden
- Einkauf von Büromaterial
- Keyword-Recherche
Wie geht es weiter?
Du hast einige Aufgaben gefunden, die du abgeben möchtest? Perfekt! Damit ist der erste Schritt zur Zusammenarbeit mit einer VA geschafft. Nun gilt es, die Tätigkeiten entsprechend vorzubereiten.
Dokumentiere die anfallenden Arbeiten und erstelle ein Briefing oder eine kurze Anleitung, wie du die Dinge gerne erledigt und welche Ergebnisse du haben möchtest. Der Zweck: Je sorgfältiger du den Einsatz planst, desto schneller kannst du von der Unterstützung durch die virtuelle Assistenz profitieren.
Bedenke auch: Gibt es bestimmte Dateien oder Programme, die die VA für den Job benötigt? Musst du Zugriffsrechte vergeben? Sind dir bestimmte Sachen besonders wichtig, auf welche die VA achten soll?
Nimm dir Zeit für die Beantwortung aller Rückfragen. Und lass dich auf die neue Situation ein. Den wenigsten Selbstständigen fällt es leicht, Alltagsaufgaben anderen zu übertragen. Schließlich handelt es sich hier um einen Teil des eigenen Geschäfts, das man sich selbst aufgebaut hat. Die Angst, dass es Schaden nehmen könnte, wenn man nicht mehr alle Arbeiten selbst erledigt, ist verständlich. Doch wenn du wirklich an einer Unterstützung interessiert bist und wieder an deinem Business und nicht nur noch für dein Business arbeiten möchtest, wieder Spaß an der Arbeit verspüren willst – dann musst du bereit sein, dich auf das Abenteuer VA einzulassen.
Wenn du dir nicht sicher bist, gib anfangs erst einmal nur kleine Teilaufgaben ab. Je besser es nach und nach mit dir und deiner virtuellen Assistenz funktioniert, desto mehr Arbeiten kannst du auslagern.
Fazit – ab wann macht es also Sinn, eine VA zu beauftragen?
So gut wie immer. Auch wenn es pro Woche nur wenige Stunden sind, die die VA für dich tätig ist. Denn in genau diesen Stunden kannst du dich wieder auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren. Nämlich die Arbeit, für die du dich selbstständig gemacht hast und die dir Spaß macht. Oder du findest endlich einmal Zeit, um längst überfällige To-dos abzuarbeiten, beispielsweise die Überarbeitung deiner Homepage oder die Konzepterstellung für deinen neuen Blog. Oder du widmest dich endlich einmal wieder der Neukundengewinnung und baust dein Business weiter aus.
Starte mit kleinen Aufgaben und lerne die Zusammenarbeit mit einer VA und die Arbeitsweise deiner VA erst einmal kennen. Wenn alles zu deiner Zufriedenheit funktioniert, kannst du die Zusammenarbeit immer weiter intensivieren.