Virtuelle Assistenz finden – darauf solltest du achten
Ob bei einer Werbeagentur, für ein Meinungsforschungsinstitut, einen großen Reiseanbieter oder bei einem Kleinunternehmer – virtuelle Assistenten werden immer beliebter. Dank ihres Erfahrungsschatzes in den unterschiedlichsten Bereichen, den sie sich durch die Ausbildung, Weiterbildungen sowie auch durch zahlreiche durchgeführte Aufträge aneignen konnten, ist eine virtuelle Assistenz eine wertvolle Unterstützung auf beinahe jedem Gebiet.
VAs sind in ihrem Fach routinierte Arbeitskräfte, die sich gerne ständig wiederholender Aufgaben annehmen und so einen selbst oder die angestellten Mitarbeiter entlasten. Unser Artikel soll dir bei der Suche nach einer VA helfen und zeigt dir deine Möglichkeiten auf, wie du eine gute virtuelle Assistenz finden kannst.
Das solltest du im Vorfeld wissen, wenn du nach einer virtuellen Assistenz suchst
Eine virtuelle Assistenz arbeitet ortsunabhängig (remote) aus ihrem eigenen Büro für dich und andere Auftraggeber. Dies bedeutet gleichzeitig, dass du deine VA im Regelfall nie persönlich treffen wirst. Auch wird sie nicht bei dir im Büro arbeiten. Aber genau hier liegt der Vorteil, wenn du eine virtuelle Assistenz finden möchtest. Deine Suche ist nicht auf eine bestimmte Region begrenzt. Du kannst überall, im gesamten deutschsprachigen Raum nach einer VA Ausschau halten. Auch im Ausland halten sich viele deutschsprachige VAs auf, die dich dank niedrigerer Lebenshaltungskosten oft sogar etwas günstiger unterstützen können als eine virtuelle Assistenz in Deutschland. Berücksichtige in diesem Fall jedoch eine mögliche Zeitverschiebung zwischen Europa und dem Aufenthaltsort der VA.
Wo findest du eine virtuelle Assistenz?
Um eine virtuelle Assistenz zu finden, gibt es drei gängige Möglichkeiten:
- Du suchst auf einer Online-Jobbörse oder einer Online-Plattform für Kleinanzeigen mit einer Stellenausschreibung nach einer VA (beispielsweise bei machdudas.de).
- Du arbeitest mit einer Agentur zusammen, die virtuelle Assistenten vermittelt.
- Du recherchierst auf eigene Faust im Internet nach selbstständigen virtuellen Assistenten und kontaktierst diese direkt.
Eine virtuelle Assistenz über eine Online-Kleinanzeigenportal finden
Inzwischen gibt es zahlreiche Online-Kleinanzeigenportale. Auf diesen können virtuelle Assistenten ihr Profil einstellen und ihr Leistungsangebot beschreiben. Neben einem Einblick in die Referenzen erfährt der Arbeitgeber bei einem gut geführten Profil auch etwas über den persönlichen Werdegang und die Spezialisierungen.
Aber auch du als Auftraggeber kannst über diese Portale aktiv suchen. Und zwar in Form von Stellenausschreibungen. In der Regel melden sich zwischen 5 bis 10 VAs auf eine Anzeige. Sind geeignete KandidatInnen darunter, solltest du nach Referenzen aus dem gewünschten Arbeitsbereich fragen.
Sinnvoll ist es auch, eine bezahlte Probearbeit von 1 bis 2 Stunden mit den favorisierten VAs zu vereinbaren. Damit kannst du am besten erkennen, ob du mit der Arbeitsleistung zufrieden bist und ob es auch auf persönlicher Ebene für beide Seiten passt. Gib allen VAs, die für dich in Frage kommen, die gleiche Arbeit. Nur so kannst du die Ergebnisse miteinander vergleichen und siehst auf einen Blick, ob du die passende virtuelle Assistenz gefunden hast.
Eine gute Plattform, um eine virtuelle Assistenz zu finden, ist machdudas.de. Hier kannst du dich als Auftraggeber kostenlos registrieren und Jobs einstellen. Interessierte VAs können sich dann darauf bewerben.
Eine virtuelle Assistenz über eine Agentur finden
Neben den Online-Plattformen gibt es mittlerweile auch einige Agenturen, die sich auf die Vermittlung von VAs spezialisiert haben. Hier kannst du deine Vorstellungen und Anforderungen genau kommunizieren. Die Agentur findet dann eine geeignete virtuelle Assistenz für dich.
Jedoch sind nicht alle Anbieter seriös und zahlen faire Löhne. Achte diesbezüglich darauf, wo der Hauptsitz der Agentur ist. Diese Angaben findest du im Impressum. Des Weiteren solltest du hellhörig werden, wenn die Vermittlungsstelle dir hauptsächlich (möglicherweise nicht einmal deutschsprachige) Assistenzen aus Osteuropa, Thailand, Vietnam, oder den Philippinen anbietet. Lohndumping kann hier angenommen werden. Wer bereit ist, faire Löhne zu zahlen, wird auch im deutschen Markt fündig. Viele Agenturen aus Deutschland stellen dir sogar ein ganzes VA-Team zusammen, wenn einmal mehr Bedarf besteht.
Eine selbstständige virtuelle Assistenz im Internet suchen und finden
Die dritte Variante, eine virtuelle Assistenz zu finden, ist die Suche im Internet. Viele VAs verzichten bewusst auf die Profilerstellung bei einer Plattform beziehungsweise auf die Zusammenarbeit mit einer Vermittlungsagentur. Vor allem erfahrene VAs entscheiden sich dagegen – mitunter wegen der Vermittlungsgebühren, die vor allem bei einer Agentur anfallen.
Eine erfahrene, selbstständig arbeitende virtuelle Assistenz findest du auf unterschiedlichen Wegen:
- Auf Business-Netzwerken wie XING oder LinkedIn: Nach einer virtuellen Assistenz kann über die Suchfunktion gesucht werden – die meisten geben ihre Berufsbezeichnung in ihrem Profil an.
- Auf Facebook haben sich über die Jahre hinweg einige Gruppen gebildet, über die Auftraggeber mit VAs in Kontakt treten können. Auch du als Auftraggeber kannst in diesen Facebook-Gruppen eine Suchanfrage posten oder gezielt eine virtuelle Assistenz kontaktieren.
Oder du gibst einfach in die Google-Suche „virtuelle Assistenz“ ein, möglicherweise plus der gewünschten Spezialisierung. Professionelle VAs betreiben in der Regel eine eigene Homepage. Darauf informieren sie nicht nur über ihr Portfolio, sondern nennen auch Referenzen. So erhältst du gleich einen Einblick und kannst einschätzen, ob die Kenntnisse zu deinen Anforderungen passen. Wirf dabei aber auch einen Blick auf die Google-Rezensionen und die Kundenbewertungen der VA.
Natürlich kannst du dich auch einfach in deinem Bekanntenkreis oder bei Geschäftspartnern umhören. Vielleicht arbeitet ja bereits jemand mit einer VA zusammen und kann eine Empfehlung aussprechen. Oder du veröffentlichst eine Stellenanzeige auf deiner eigenen Homepage und teilst sie innerhalb deines Netzwerks.
Wie geht es weiter, wenn du eine VA gefunden hast?
Die Zusammenarbeit mit einer VA beruht vor allem auf Vertrauen und Zuverlässigkeit. Denn anders als bei einer Büroangestellten musst du darauf vertrauen, dass deine Arbeit gewissenhaft und zeitnah erledigt wird. Aus diesem Grund ist zu Beginn nicht nur eine kurze Probearbeit empfehlenswert, sondern auch eine allgemeine Probephase. In dieser Zeit stellen beide Seiten fest, ob sie zueinander passen. Auch eine Verschwiegenheitserklärung kann – je nach den zu erledigenden Aufgaben – ratsam sein. Vor allem, wenn die VA Zugriff auf personenbezogene Kundendaten und/oder sensible Daten erhält.
Fazit – eine virtuelle Assistenz finden, ist nicht schwer
Die Möglichkeiten, nach einer virtuellen Assistenz zu suchen, und letztendlich auch die passende zu finden, sind vielfältig. Neben Jobportalen und Onlineplattformen wie machdudas.de gibt es Agenturen oder auch einfach nur die großen Weiten des Internets. Wenn du eine offensichtlich geeignete VA gefunden hast, lass dir Referenzen zusenden und erkundige dich nach dem bisherigen Werdegang. Vereinbare eine kleine Probearbeit, um die Zusammenarbeit zu testen. Ist alles zu deiner Zufriedenheit, steht der dauerhaften gemeinsamen Arbeit nichts mehr im Weg.