Nützliche Tools, um als virtuelle Assistenz effektiv zu arbeiten

Um im Alltag als virtuelle Assistenz immer gut strukturiert und effizient arbeiten zu können, ist es wichtig, niemals den Überblick zu verlieren. Wir stellen einige Tools vor, die dir dabei helfen, Chaos vorzubeugen und das Beste aus dir als virtuelle Assistenz herauszuholen.

Diese Dinge gehören zur Grundausstattung einer virtuellen Assistenz

Tools sind nichts anderes als ein Hilfswerkzeuge oder -programme, mit denen du deine Arbeiten durchführst und welche dir so manche Aufgabe erleichtern. Dazu gehören auch, selbst wenn dies für die meisten VAs wohl selbstverständlich ist:

Der eigene Laptop mit einem aktuellen Betriebssystem, einem ausreichend großen Arbeitsspeicher und leistungsstarken Prozessor
Ein aktuelles Smartphone
Eine gute Breitbandanbindung (Internet)
Eine eigene E-Mail-Adresse (am besten mit eigener Domain)

Welche Software-Tools sollte eine VA auf ihrem Laptop installieren?

Gerade zu zum Anfang der Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz muss es nicht immer die teuerste Software sein. Es gibt inzwischen zahlreiche Gratis-Tools, auf welche du zurückgreifen kannst. Auch diese sind nützliche Hilfen, um als VA effektiv arbeiten zu können.

Frage dich jedoch öfters, ob du nicht durch den Einsatz kostenpflichtiger Software in deiner alltäglichen Arbeit Zeit einsparen kannst. Schließlich bist du dann schneller mit deinen Aufgaben und kannst einen höheren Stundensatz verlangen. Oder du kannst noch einen weiteren Kunden annehmen und somit mehr Stunden abrechnen, wenn du früher mit der Buchhaltung fertig bist.

Organisation von Notizen

Gleich bei der Neugründung eines Unternehmens solltest du dich um ein strukturiertes Arbeiten bemühen. Sorge für Ordnung bei deinen Notizen und Dokumenten. Ein hilfreiches Tool ist hier die Software des Onlinedienstes Evernote. Im Grunde handelt es sich hierbei um ein digitales Notizbuch. Neben umfangreichen To-do-Listen kannst du einzelne Projekte anlegen, Ergebnisse von Besprechungen dazu notieren, Dokumente damit verknüpfen sowie Ideen und Gedanken darin festhalten.

Zu allen Aufgaben kannst du einen individuellen Abgabetermin hinterlegen. So behältst du den Überblick und keine Deadline verstreicht unbemerkt. Zusätzlich kannst du deinen eigenen Google-Kalender mit in das Programm einbinden. Neben der Gratis-Version gibt es auch kostenpflichtige Varianten des Tools mit einem größeren Funktionsumfang. Zu Beginn reicht aber die Gratisversion meist völlig aus.

Projektmanagement-Tool

Geht es über die einfache To-do-Liste hinaus und arbeitest du gleichzeitig an verschiedenen Projekten, dann brauchst du Trello – ein einfaches Projektmanagement-Tool im Stil einer digitalen Pinnwand. Darin kannst du alle deine Aufgaben und Projekte (sei es für die Arbeit oder für dich privat) sortieren und ablegen. Zudem ist dieses Tool auch perfekt dafür geeignet, mit mehreren Personen zusammenzuarbeiten. Lade externe Personen einfach zu deinem Board ein.

Videokonferenzdienst

Das moderne Telefonat heißt heute Video-Call. Videokonferenzen schaffen Vertrauen und man kann mit dem Gegenüber viel besser interagieren als bei einem Telefonat. Wenn du etwas zeigen möchtest, gibst du einfach deinen Bildschirm frei. Und es gibt weitere Vorteile:

Die Basisvariante ist oftmals kostenlos nutzbar.
Neben Telefonaten besteht die Möglichkeit, kurze Chat-Nachrichten zu versenden.
Es fallen keine Telefonkosten an.

Besonders der letzte Punkt ist für eine VA sehr interessant. Da virtuelle Assistenzen heutzutage immer öfter mit Unternehmen im Ausland zusammenarbeiten oder sich gar selbst in fernen Ländern befinden, würden normale Telefonate hohe Telefonkosten mit sich bringen. Doch um effektiv zu arbeiten, ist eine regelmäßige Kommunikation mit deinen Auftraggebern wichtig. Daher solltest du dir unbedingt mindestens eines der folgenden Tools installieren:

Slack
Zoom
Skype

Tools zur Dokumentenübermittlung

Gelegentlich musst du als VA größere Dateien, Dokumente oder Bilder für den Kunden bearbeiten oder erstellen. Nicht selten übersteigen solche Dateien dann schnell die zulässige Anhanggröße des E-Mail-Anbieters. Während die meisten E-Mail-Provider mittlerweile Dateianhänge von 8 MB erlauben, gibt es immer noch welche, bei denen die Größe der Anhänge 5 MB nicht übersteigen darf.

Die Folge: Entweder werden die E-Mails gar nicht erst versendet oder sie kommen beim Empfänger nicht an. Alternativ müsste man mehrere E-Mails mit einzelnen Anhängen versenden. Das ist aber weder professionell noch effektiv – weder für dich noch für deinen Kunden, der die Anhänge schließlich dann auch wieder allesamt einzeln abspeichern muss.

Einfacher geht es mit Cloud-Speicherplatz. Bei bestimmten Anbietern kannst du dir ein Konto einrichten, anschließend Dateien, Dokumente, Videos und Co. hochladen und diese dann für deinen Kunden freigeben. Ihr könnt damit auch Tauschordner ablegen, die von beiden Seiten beschreibbar sind. Bekannte Dienste in diesem Bereich sind Google Drive und Dropbox.

Tool zur Bildbearbeitung

Für die effektive Arbeit einer VA ist auch ein Bildbearbeitungstool unabdingbar, insbesondere wenn du dich um den Instagram-Account oder das Facebook-Profil deiner Kunden kümmern sollst. Ein kostenfreies Tool hierfür ist Canva. Die Grafikdesign-Plattform zur Erstellung von visuellen Inhalten funktioniert nach dem Drag-and-Drop-Prinzip und benötigt keine großen Vorkenntnisse im Grafikbereich. Weiterhin sind bereits etliche Schriftarten und Grafikelemente enthalten, die dir die Bildbearbeitung und -gestaltung erleichtern.

Passwörter organisieren

Jeder Kunde schickt dir Passwörter – doch wohin damit? Schließlich sollen diese ja sicher verwahrt und gleichzeitig übersichtlich organisiert sein, damit du effizient arbeiten kannst und immer das richtige Passwort parat hast. Hierfür solltest du dich bei LastPass registrieren. Bei diesem Service kannst du Passwörter sicher abspeichern und hast gleichwohl durch die Browser-Extension immer Zugriff auf den richtigen Zugang, wenn du diesen brauchst. Sämtliche Daten bei LastPass werden mit deinem Master-Passwort verschlüsselt und sind durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.

Weitere sinnvolle Tools, die der VA ein effektives Arbeiten ermöglichen

Buchhaltungstools

Neben den Tools, die dir als VA vor allem ein effektives Arbeiten mit deinen Kunden und an den Kundenprojekten ermöglichen, gibt es aber auch ein sehr nützliches Buchhaltungstool, das dir selbst zugutekommt. Gemeint ist Papierkram. Mit diesem Tool kannst du ganz einfach online deine Angebote und Rechnungen erstellen. Zudem lassen sich darin auch die Zahlungseingänge erfassen. In der Basisversion ist die Lösung kostenfrei, jedoch wird hier auf deinen Dokumenten das Papierkram-Logo mit abgedruckt. Wenn du dieses entfernen möchtest, kannst du das Tool für 8 Euro im Monat abonnieren.

Eine weitere Möglichkeit, deine Rechnungen als VA zu erstellen, ist online-rechnungen.de. Hier kannst du nicht nur deine gängigen Dienstleistungen mit den jeweiligen Preisen hinterlegen, sondern auch die Rechnungsdaten deiner Kunden in einer Datenbank erfassen. Neben einer übersichtlichen Darstellung aller Rechnungen, offen wie bezahlt, bietet dir das Programm noch Monats-, Jahres- und Kundenberichte. Des Weiteren kannst du mittels CSV-Import die Rechnungserstellung vereinfachen und beschleunigen.

XMind

Wenn du bei der Ideenfindung gerne mit Mindmaps arbeitest, ist XMind zu empfehlen. Neben einer kostenpflichtigen Variante gibt es hier auch eine kostenfreie Version. Mit diesem Tool kannst du als VA effektiv Projekte strukturieren, Ideen visualisieren und Brainstorming betreiben. Zusätzlich gibt es Organigramme, Tabellen, Gantt-Diagramme und vieles mehr.

Fazit – es gibt viele nützliche Tools, um VA effektiv zu arbeiten

Wer als VA effektiv arbeiten möchte, sollte sich mit sinnvollen und nützlichen Tools die Arbeit erleichtern. Nicht nur, dass damit auch die Qualität der Ergebnisse gesteigert wird, auch die Arbeitszeit kann damit reduziert werden.

Neben zahlreichen kostenfreien Tools gibt es auch unzählige kostenpflichtige Programme. Oftmals sind zu einem kostenfreien Tool auch Kauflizenzen mit einem größeren Funktionsumfang erhältlich. Welche der vorgestellten Tools für die eigene Arbeit als virtuelle Assistenz sinnvoll sind, muss natürlich jeder selbst für sich herausfinden – aber probier diese doch einfach mal aus!

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