Den Stundensatz berechnen als Freelancer
Jeder, der sich selbstständig macht, sollte seine Einnahmen und Ausgaben kennen. Auf dieser Basis berechnet ein Freelancer seinen Stundensatz. Denn um den eigenen Lebensunterhalt bestreiten zu können, muss am Ende genug Gewinn übrigbleiben. Doch das Thema Stundensatz berechnen wird von vielen Freelancern sträflich vernachlässigt. Genauso wie dessen regelmäßige Erhöhung, um steigende Lebenshaltungskosten auszugleichen. Die Honorarberechnung sollte aber nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Schließlich geht es dabei um dein Auskommen. Doch wie berechnest du als Freelancer eigentlich einen adäquaten Stundensatz?
Wie viel rechne ich als Freelancer ab?
Mit einem adäquaten Stundensatz bestreitest du nicht nur deinen Lebensunterhalt, sondern verringerst als Selbstständiger auch mögliche wirtschaftliche Risiken, beispielsweise durch Krankheitsausfälle. Aus diesem Grund musst du für dich als Freelancer einen passenden Stundensatz berechnen. Eine völlig falsche Herangehensweise ist hierbei der Vergleich mit Kolleginnen und Kollegen aus der eigenen Branche. Denn jeder führt sein eigenes Leben und hat individuell verschiedene Ausgaben zu bestreiten. Daher sind auch Kommentare des ein oder anderen Auftraggebers, wie „XY macht mir die Arbeit aber für 20 statt 50 Euro.“, unangebracht. Denn das mag zwar durchaus stimmen, aber entweder hat XY seinen Stundensatz nicht klug kalkuliert und versucht, mit Dumpingpreisen den Markt zunichtezumachen, oder er kann diese Arbeit wirklich für den Preis anbieten, weil er extrem niedrige Lebenshaltungskosten hat oder vielleicht noch mit einem anderen Job Geld verdient.
Was du berücksichtigen musst, um als Freelancer deinen Stundensatz zu berechnen
Um deinen Stundensatz als Freelancer zu berechnen, solltest du zwei Dinge beachten:
● Deine Einnahmen müssen deine laufenden Kosten decken.
● Du solltest mit deinen Einnahmen überdies Gewinn erzielen. Schließlich bist du für den Aufbau von Rücklagen, unter anderem für deinen Ruhestand, selbst verantwortlich.
Um als Freelancer deinen Stundensatz berechnen zu können, benötigst du zuallererst eine Kostenaufstellung. Auf der Ausgabenseite notierst du alle anfallenden Kosten für dein Unternehmen:
● Kosten für Telefon/Internet/Handy
● Mietausgaben
● Kosten für Gerätewartung
● Fortbildungskosten
● Fahrtkosten
● Ausgaben für Anschaffungen jeglicher Art
● Abschreibungen
● Kosten für Steuerberater/Anwalt etc.
● Gehälter von Angestellten
Neben den Kosten, die dein Unternehmen verursacht, musst du auch deine privaten Lebenshaltungskosten berücksichtigen. Diese sind ebenfalls auf der Kostenseite zu notieren:
● Kranken‑ und Pflegeversicherung
● Rechtsschutzversicherung
● Auto mit allem, was dazu gehört
● Altersvorsorge
● Miete
● Lebensmittel
● Strom
● Wasser
● Ausgaben für Freizeit und Urlaub
● Handykosten
Zusammengerechnet ergibt dies die Summe X, beispielsweise 2200 Euro monatlich. Wie viele Tage pro Monat du arbeitest, entscheidest du als Selbstständiger selbst. Bei einem durchschnittlichen Arbeitsmonat mit 21 Tagen müsstest du pro Tag rund 104 Euro netto verdienen, um deine Kosten zu decken. Da du als Selbstständiger aber auch etwas für die Einkommenssteuer etc. zurücklegen musst, muss dein Verdienst noch ein bisschen höher sein. Knapp gerechnet sollte dein Einkommen bei rund 150 Euro pro Arbeitstag liegen. Bei einem Achtstundentag ergäbe das scheinbar einen minimalen Stundensatz von 18,75 Euro. Doch wie gesagt: nur scheinbar.
Kalkuliere deinen Gewinn
Denn neben der Deckung deiner laufenden Kosten musst du als Selbstständiger auch Rücklagen bilden für:
● Reparaturen
● Arbeitsausfälle durch Krankheit
● wirtschaftlich schlechte Zeiten
An genau dieser Stelle machen die meisten Freelancer einen großen Fehler. Sie teilen ihre Ausgaben schlicht durch die wöchentlichen Arbeitsstunden. So wie in der oben angeführten Rechnung. Der errechnete Stundensatz liegt dann scheinbar bei 18,75 Euro. Doch ein Freelancer kann nicht all seine Arbeitsstunden 1:1 abrechnen. Das Beantworten von E‑Mails, die Kundenakquise, Recherchearbeiten für Texte, die Büroorganisation, das Schreiben von Rechnungen und vieles mehr sind zusätzliche Aufgaben, die nicht direkt abgerechnet werden können. Daher liegt die tatsächlich vergütete Arbeitszeit nicht bei acht Stunden pro Tag, sondern je nach Bereich zwischen 20 und 30 Stunden pro Woche. Angenommen du kommst auf 20 Stunden Arbeitszeit in der Woche, so muss dein Stundensatz als Freelancer bei knapp 40 Euro liegen, um deine Kosten decken zu können. Dann würdest du rund 3200 Euro pro Monat bei vier Arbeitswochen verdienen. Das sind 1000 Euro mehr als deine monatlichen Ausgaben. Somit könntest du ausreichend Geld zur Seite legen und Rücklagen bilden.
Diese Zahlen sind nur ein Beispiel, um dir ein Gefühl dafür zu geben, was du beachten musst, wenn du als Freelancer deinen Stundensatz berechnest.
Was die Höhe deines Stundensatzes zusätzlich beeinflusst
Neben deinen monatlichen Ausgaben und deinen Gewinnzielen wird dein Stundensatz noch von weiteren Faktoren beeinflusst, wie zum Beispiel:
● deiner Berufserfahrung
● deiner Ausbildung
● der Region, in der du lebst
● der Dauer eines Projekts
● der Firmengröße des Auftraggebers
Es kann also durchaus sein, dass du zwar einen Stundensatz von 80 Euro berechnet hast, aber keinen Kunden findest, der dir diesen tatsächlich zahlt. Hinterfrage deshalb deine Vorstellungen anhand der genannten Punkte. Oft hilft auch ein Vergleich mit anderen Anbietern in deiner Branche. Dabei siehst du schnell, ob du deinen Stundensatz zu hoch oder auch zu niedrig angesetzt hast.
Was ein Tagessatz ist und wie viele Stunden er beinhaltet
Oft wird man als Freelancer bei einem Projektgespräch mit der Frage nach dem Tagessatz konfrontiert. Tagessätze, auch als Tageshonorar oder Daily Fees bekannt, sind vor allem bei Consulting-Dienstverträgen und in der IT üblich. Dabei schuldest du deinem Kunden deine Leistung über eine im Vorfeld vereinbarte Arbeitszeit, für die du bezahlt wirst. Ein Tagessatz beinhaltet einen Arbeitstag mit in der Regel acht Stunden. Es werden zwei Arten von Tagessätzen unterschieden:
● Nominale Tagessätze: Dabei erhältst du pro Arbeitstag à acht Stunden einen nominalen Betrag ausgezahlt.
● Reale Tagessätze: Dahinter verbirgt sich der tatsächliche Betrag, den du pro Tag für ein Projekt abrechnest, inklusiver aller finanziellen Aufwände für das Projekt, wie z. B. Reise‑ und Pendeltätigkeiten, Dienstwagen etc., die du vom Honorar begleichen musst.
Wie hoch du einen Tagessatz ansetzt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab:
● Mehrwert für den Kunden
● Laufzeit des Projekts – je schneller es abgeschlossen sein muss, desto höher ist der Tagessatz
● wie viele andere Spezialisten bieten deine Expertise noch an – bist du einzigartig auf deinem Gebiet, kann dein Tagessatz durchaus höher ausfallen
● kannst du remote arbeiten – oder musst du regelmäßig beim Kunden vor Ort sein
In einer Studie des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater nannten 309 Beratungsunternehmen zudem folgende Kriterien, die für die Höhe des Tagessatzes relevant sind:
● Projektgröße (54 Prozent)
● Bedeutung des Kunden (40 Prozent)
● Unternehmensgröße (38 Prozent)
● Wettbewerbssituation (37 Prozent)
● Branche (24 Prozent)
● Dauer der Kundenbeziehung (23 Prozent)
● Ort der Tätigkeit (21 Prozent)
● Unternehmensstandort (21 Prozent)
Fazit – der passende Stundensatz als Freelancer
Es ist sinnvoll, als Freelancer deinen Stundensatz genau zu berechnen. Besonders dann, wenn du das bisher noch nie getan hast. Mitunter muss der angesetzte Betrag nachträglich noch erhöht werden. Oder du erkennst, dass er zu hoch angesetzt ist und verstehst, warum du den einen oder anderen Auftrag nicht bekommen hast. Generell sollte jeder Freelancer gleich zu Beginn seiner Selbstständigkeit seinen Stundensatz berechnen. So bleibt man vor der bösen Überraschung bewahrt, dass am Ende des Monats trotz Achtzigstundenwochen kein Geld übrig bleibt.