Buchhaltung als Freiberufler

Jeder, der für Waren oder Dienstleistungen Geld verlangt, ist zur Ausstellung von Rechnungen und damit auch zur Buchhaltung verpflichtet. Das gilt für große Konzerne genauso wie für Freiberufler. Dabei müssen Freelancer bei der Buchhaltung aber einige Dinge beachten, wie zum Beispiel welches Buchführungsverfahren für sie verpflichtend ist.

Welche Buchhaltung muss ein Freiberufler umsetzen?

Für eine ordentliche Buchhaltung gibt es in Deutschland zwei Verfahren zur Gewinnermittlung:

● die einfache Buchführung anhand einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

● die doppelte Buchführung

Welche Form der Buchhaltung ein Selbstständiger anwenden muss, hängt von verschiedenen Kriterien ab, wie beispielsweise der Rechtsform des Unternehmens, der Höhe des Jahresumsatzes, dem Jahresüberschuss und der Tatsache, ob ein Eintrag im Handelsregister vorliegt.

So ist für KGs, OHGs, AGs, GmbHs sowie GmbH & Co. KGs die doppelte Buchführung verpflichtend. Gleiches gilt für Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegte jährliche Einkommensgrenzen überschreiten.

Diese Einkommensgrenzen sind:

● Umsatzerlös: 600.000 Euro

● Jahresüberschuss: 60.000 Euro

Liegen Selbstständige in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren unter diesen Schwellenwerten, können sie bei der Buchhaltung auf die doppelte Buchführung verzichten. Die Pflicht zur Gewinnermittlung bleibt aber dennoch bestehen. Doch hierfür reicht eine Einnahmenüberschussrechnung aus.

Wer darf bei der Buchhaltung die vereinfachte Buchführung anwenden?

Wenn ein Selbstständiger als Freiberufler eingestuft wird, darf er automatisch zur einfachen Buchführung übergehen. Folgende Berufsgruppen gelten als freie Berufe:

● Ärzte

● Heilpraktiker

● Architekten

● Rechtsanwälte

● Wirtschaftsprüfer

● weitere Berufsgruppen, die im Katalog der freien Berufe aufgeführt werden

Alle Selbstständigen, die einer wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen beziehungsweise publizistischen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit nachgehen, gelten ebenfalls als Freiberufler und sind somit von der doppelten Buchführung befreit.

Welche Besonderheiten müssen Freiberufler bei der einfachen Buchführung beachten?

Bei der Abschreibung von Wirtschaftsgütern und dem Ausweis der Umsatzsteuer gelten einige Besonderheiten, die bei der einfachen Buchführung beachtet werden müssen. So werden die Anschaffungs‑ und Herstellungskosten von Investitionsgütern, wenn sie über 1.000 Euro liegen, über mehrere Geschäftsjahre verteilt wertmindernd erfasst und anteilig als Betriebskosten anerkannt, angerechnet und abgezogen. Bis zu einem Preis von 250 Euro netto können Güter entweder sofort oder über die gewöhnliche Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden. Überdies können selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter, wie Notebooks oder Scanner, seit 2021 sofort in voller Höhe abgeschrieben werden und müssen somit nicht mehr anteilig auf einen festgesetzten Wirtschaftszeitraum umgelegt werden.

Warum müssen Freiberufler eine Buchhaltung machen?

Laut Handelsgesetzbuch ist die wesentliche Aufgabe der Buchhaltung die laufende, lückenlose und sachlich geordnete Erfassung und Buchung aller Geschäftsvorfälle. Das bedeutet für Freiberufler:

● Freiberufler sind zur Buchhaltung verpflichtet, um Steuern, wie Gewerbe‑ oder Einkommensteuer zu ermitteln.

● Zu allen Geschäftsvorgängen muss in der Buchhaltung ein Beleg vorhanden sein. Mit anderen Worten: Ohne Beleg kann es auch keinen Geschäftsvorfall gegeben haben.

● Wer nicht von der Umsatzsteuererhebung befreit ist, muss Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Dabei wird im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung bereits gezahlte Vorsteuer mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnet.

Übersicht – Softwarelösungen für die Buchhaltung von Freiberuflern

Um als Freiberufler eine ordentliche Buchhaltung führen zu können, gibt es diverse Softwarelösungen. Diese unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang und möglichen Einsatzbereich. Der Datentransfer via Datev sollte aber immer möglich sein. Auch die Option zur Anbindung an das Geschäftskonto sowie ein Warenwirtschaftssystem (ERP/CRM) sind sinnvoll und ratsam. Wer oft auf Geschäftsreisen ist, sollte zudem über eine cloudbasierte Variante inklusive einer App nachdenken. Die folgenden Buchhaltungssoftwares sind für Freiberufler empfehlenswert. Die Preise schwanken je nach Funktionsumfang.

	Onlinebanking	CRM	Inventar	Lohn-buchhaltung	Cloud	App	DATEV	ELSTER	Unternehmensform
Kontolino!	bedingt möglich	✘	✔	✘	✔	✘	✔	✔	kleine und mittlere Unternehmen (Freiberufler), Existenzgründer
sevDesk	✔	✔	✔	✘	✔	✔	✔	✔	kleine und mittlere Unternehmen (Freiberufler)
lexoffice	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	kleine und mittlere Unternehmen (Freiberufler)
Billomat	✔	✔	✔	✘	✔	✔	✔	✔	Kleinunternehmer, Freiberufler, Existenzgründer
Reviso	✔	✔	✔	✘	✔	✔	✔	✔	Kleinunternehmer, Freiberufler, Existenzgründer
BillingEngine	✘	✘	✘	✘	✔	✘	✔	✘	Einzelunternehmer, Freiberufler, Existenzgründer, kleine Unternehmen

Die Tabelle ist seitlich verschiebbar

Kostenlose Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Neben diesen Bezahlvarianten gibt es auch kostenlose Programme, die Freiberufler für ihre Buchhaltung verwenden können. Unbedingt dabei zu beachten ist, dass die Software GoBD-konform ist. Denn dann werden automatisch alle gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, die Unternehmen und Freiberufler bei der elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen, beachtet. Folgenden Programme sind für die kostenlose elektronische Buchhaltung empfehlenswert:

● Papierkram

● MonKey Office

● Taxpool Buchhalter Mini

● GnuCash

Gesponserter Hinweis:
BillingEngine ist eine Online-Software für Rechnungen und Buchhaltung, die sich laut Anbieter besonders an Einzelunternehmer und kleine Unternehmen richtet. Unterstützt werden unter anderem E-Rechnungen nach EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD, GoBD-konforme Archivierung sowie ein DATEV-Export. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kann kostenlos starten, kostenpflichtige Tarife ergänzen Funktionen wie wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen.
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Buchhaltung für Freiberufler – gar nicht so schwer

Freiberufler sind zur Buchhaltung verpflichtet. In der Regel reicht dabei die einfache Buchführung, was die Freelancer von vielen lästigen Aufgaben befreit. Allgemein gilt es zu beachten, dass alle Belege (Ausgangs‑ und Eingangsrechnungen) chronologisch und sauber sortiert sind. Auch sollte jeder Freiberufler die Verwendung einer Softwarelösung für die Buchhaltung in Erwägung ziehen.