Jeder Selbstständige muss im Zuge seiner beruflichen Tätigkeit Rechnungen ausstellen. Sei es für verkaufte Waren oder für das Erbringen einer Dienstleistung. Dabei müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Denn wie eine ordentliche Rechnung auszusehen hat, regeln in Deutschland die Paragrafen 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Wie du als Selbstständiger die Rechnungen richtig stellst, lernst du hier in diesem Artikel.
Was gehört auf eine Rechnung?
Egal, ob es sich um eine elektronische Rechnung handelt oder um eine in Papierform, folgende Pflichtangaben müssen darauf vermerkt sein:
● die Geschäftsadresse (wie in der Gewerbeanmeldung angegeben)
● die eigene Steuernummer und (eventuell) die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
● der vollständige Name und die Anschrift des Kunden/Rechnungsempfängers
● eine fortlaufende Rechnungsnummer
● das Rechnungsdatum
● der Leistungs‑/Lieferzeitraum bzw. ‑punkt
● die Leistungsart
● der Netto-Betrag der erbrachten Leistung / Netto-Einzelpreis der verkauften Ware
● falls zutreffend die aufgewendete Arbeitszeit
● falls zutreffend Mengenangaben (Stückzahl)
● bei Abrechnung auf Stundenbasis der vereinbarte Stundenpreis
● der Umsatzsteuerbetrag (19 % oder ermäßigt 7 %), wenn nicht die Kleinunternehmerregelung greift
● der Gesamt‑ bzw. Bruttorechnungsbetrag
● bei grenzüberschreitenden Leistungen oder Lieferungen ins EU‑Ausland der Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (gemäß § 13b UStG)
Nicht verpflichtend, aber durchaus sinnvoll ist die Angabe der eigenen Bankverbindung. Generell müssen erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung beziehungsweise Lieferung in Rechnung gestellt werden. Wird dies versäumt, gilt die Forderung automatisch als verjährt. Gerade Existenzgründer nehmen das Thema Buchhaltung und das Schreiben von Rechnungen häufig auf die leichte Schulter. Das böse Erwachen kommt dann nicht selten mit dem ersten Mahnschreiben der zuständigen Finanzverwaltung. Daher sollte sich jeder Selbstständige bereits im Vorfeld mit der Materie auseinandersetzen.
Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnungen
Liegt der Rechnungsbetrag für eine erbrachte Dienstleistung oder verkaufte Ware unter 250 Euro, handelt es sich gemäß § 33 UStDV um eine Kleinbetragsrechnung. Dadurch fallen einige Pflichtangaben weg. Unbedingt enthalten sein müssen nur noch:
● die Geschäftsadresse
● der vollständige Name und die Anschrift des Kunden/Rechnungsempfängers
● der Leistungs‑/Lieferzeitraum bzw. ‑punkt
● eine fortlaufende Rechnungsnummer
● die Art der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
● falls zutreffend die Mengenangabe
● der Bruttogesamtbetrag
● die Umsatzsteuer
Kleinunternehmer müssen zudem einen Hinweis, wie „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG. wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“, vermerken.
Die Regelungen zur Kleinbetragsrechnung gelten nicht:
● bei Versandhandelslieferungen innerhalb der EU gemäß § 3c UStG
● bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gemäß § 6a UStG
● wenn die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt (Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG)
Pflichtangaben auf einer Stornorechnung
Selbstständige sind für die Erstellung einer ordentlichen Rechnung selbst verantwortlich. Bei inkorrekten Rechnungen darf die Zahlung durch den Leistungsempfänger verweigert werden. Entdeckt man nach deren Versand einen Fehler auf der Rechnung, muss diese offiziell storniert werden. Anschließend muss eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt werden.
Auf einer Stornorechnung müssen dieselben Angaben stehen, wie auf einer regulären Rechnung. Damit verbunden ist auch eine eigene Rechnungsnummer. Des Weiteren gehören auf die Stornorechnung:
● die laufende Nummer der Originalrechnung, die durch die Stornorechnung aufgehoben wird
● das Rechnungsdatum der zu stornierenden Rechnung
● der Rechnungsbetrag der Originalrechnung
Letzterer muss auf den Cent genau mit der Ursprungsrechnung übereinstimmen. Der einzige Unterschied: Es muss sich um einen Minusbetrag handeln. Beträgt beispielsweise die Rechnungssumme 450 Euro, sind auf der Stornorechnung -450 Euro auszuweisen. Nur so wird die falsche Rechnung annulliert und die Buchhaltung ist wieder ausgeglichen. Erst danach kann eine neue Fakturierung erfolgen. Schlussendlich müssen dann zu ein und demselben Vorgang drei Rechnungen erstellt und an den Kunden versendet worden sein.
Die Ausnahme – Rechnungen bei Kleinunternehmern
Viele Selbstständige berufen sich, vor allem am Anfang ihrer Existenzgründung, auf die Kleinunternehmerregelung. Das hat den Vorteil, dass keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen werden muss. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung verpflichtend auf jeder Rechnung vermerkt werden. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten:
„Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist der Rechnungsbetrag nicht umsatzsteuerpflichtig.“
oder
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Eine genaue Formulierung hierfür gibt es nicht. Wichtig ist, dass der Hinweis explizit auf den Paragraphen 19 des Umsatzsteuergesetzes hinweist.
Wie kann ich als Selbstständiger meine Rechnungen versenden?
Sobald du im Zuge deiner Selbstständigkeit eine Rechnung geschrieben hast, musst du diese deinem Kunden zukommen lassen. Aber was ist der beste Weg dafür? Während früher der Versand ausschließlich per Post, später auch via Fax zulässig war, ist das heute einfacher. Denn mittlerweile gilt der elektronische Rechnungsversand per E‑Mail als weitverbreiteter Standard. Dazu musst du aber eine vorherige Zustimmung von deinem Kunden einholen. Möchte dieser die Rechnung ausschließlich auf dem Postweg, ist ein E‑Mail-Versand unzulässig. Die elektronischen Rechnungen müssen überdies GoBD-konform sein. Das bedeutet:
● Du musst als Selbstständiger die Lesbarkeit und Echtheit deiner Rechnungen gewährleisten.
● Das Dokument darf nicht veränderbar sein.
● Die Rechnungen müssen 10 Jahre lang elektronisch aufbewahrt werden.
Um all diesen Vorgaben gerecht zu werden, sollten Selbstständige ihre Rechnungen mit einer speziell dafür ausgelegten Software erstellen.
Übersicht – Rechnungsprogramme für Selbstständige
Welche Software du als Selbstständiger für die Erstellung deiner Rechnungen wählst, bleibt dir überlassen. Im Grunde genommen entscheiden deine Anforderungen (z. B. Cloud-Service oder App-Version) und die Unternehmensform (Selbstständiger im Sinne von Freelancer, Kleinunternehmer etc.) darüber. Grundsätzlich sollte das Programm GoBD-konform sein. Dann sind bereits vom Hersteller alle Gesetzesvorgaben berücksichtigt und umgesetzt worden. Des Weiteren sind eine Anbindung an ELSTER und eine Datenübermittlung zu DATEV sinnvoll. Ebenso wie eine Verknüpfung zum Onlinebanking und die Integration eines Warenwirtschaftsprogramms. Bei den meisten Softwarelösungen schließt du einen Lizenzvertrag ab. Mit anderen Worten: Du zahlst monatlich einen kleinen Betrag und darfst dafür die Software nutzen. Zudem erhältst du regelmäßige Updates, die Zusicherung, dass die Daten auf einem sicheren Server liegen, und die Garantie, dass Gesetzesvorgaben und ‑neuerungen direkt vom Hersteller umgesetzt werden. Unter Berücksichtigung all dieser Punkte sind folgende Programme zum Schreiben von Rechnungen für Selbstständige empfehlenswert:
- sevDesk, auch für Kleinunternehmer
- zervant, für Kleinunternehmer kostenfrei
- FastBill, inklusive Schnittstelle zum Steuerberater
- Papierkram, inklusive Zeiterfassung via App für Projektarbeiten
- orgaMAX, auch für mittelständische Unternehmen geeignet
- Lexoffice, Erstellung von englischen Rechnungen ist möglich
- Billomat, mit zahlreichen Auswertungen zu den monatlichen Einnahmen und Ausgaben
Wie Selbstständige ihre Rechnungen korrekt erstellen
Jeder Selbstständige kann es bestätigen: Rechnungen zu schreiben, gehört zum Arbeitsalltag. Solange du dabei alle Pflichtangaben auf den Dokumenten vermerkst, kannst du nicht viel verkehrt machen. Nichtsdestotrotz ist die Verwendung einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware empfehlenswert. Denn damit werden die Anforderungen der Finanzbehörden automatisch erfüllt.