Egal ob in der Arbeit oder im privaten Umfeld – es gibt viele Aufgaben, bei denen man um jede Hilfe froh ist, die man bekommen kann. Und es gibt sogar einen Berufszweig, der ganz besonders stark durch das Abgeben von Aufgaben an eine virtuelle Assistenz (VA) profitiert: die Gruppe der Coaches und Berater.
Zu deren alltäglichen Aufgaben gehören sowohl Online- als auch Offline-Coachings, mit Gruppen oder mit einzelnen Personen. Zudem bieten sie oftmals noch Webinare und Trainings zu bestimmten Inhalten an und schreiben einen Blog mit Anleitungen zur guten Mitarbeiterführung und einem perfekten Zeitmanagement. Dabei bewältigen Berater all diese Aufgaben in der Regel aber allein.
Doch mit steigendem Erfolg reicht auch ihr 24-Stunden-Tag irgendwann nicht mehr aus, um all die anfallende Arbeit bewerkstelligen zu können. Viele Coaches sind irgendwann mehr mit Planung, Vorbereitung und Terminierung beschäftigt als mit den eigentlichen Coachings.
Spätestens hier kommt die VA ins Spiel. Denn viele Alltagsaufgaben eines Beraters oder Coaches kann eine virtuelle Assistenz wunderbar erledigen.
Typische Aufgaben, bei denen eine virtuelle Assistenz Coaches und Beratern helfen kann
In welchem Umfang ein Coach oder Berater eine virtuelle Assistenz nach wie viel Einarbeitungszeit einsetzen kann, hängt vom Aufgabenschwerpunkt des Beraters oder Coaches sowie den bei ihm anfallenden Tätigkeiten ab. Grundsätzlich lässt sich die Arbeit, bei der eine VA helfen kann, aber schon einmal in drei Kategorien einteilen:
- Unterstützung bei Alltagsaufgaben
- Erweiterte Aufgaben
- Komplexe Tätigkeiten
Bereits das Übernehmen einfacher Alltagsaufgaben durch eine VA kann aufseiten des Coaches oder Trainers zu einer massiven Zeitersparnis führen.
Büroorganisation durch die virtuelle Assistenz für Coaches und Berater
Der tägliche Schreibkram sowie das Beantworten von E-Mails fressen in der Praxis oftmals viel mehr Zeit als man vermutet. Damit wieder mehr Zeit für die Trainings bleibt, sollten Coaches und Berater genau diesen Bereich soweit wie möglich an eine VA abgeben.
Virtuelle Assistenzen sind es gewohnt, mit Kunden zu korrespondieren, E-Mails zu verfassen, Anfragen zu beantworten und Telefonate entgegenzunehmen. Außerdem kann die VA auch bei der Terminierung von Erstgesprächen und der Terminkoordination von Einzelcoachings helfen. Virtuelle Assistenten sind bedingt durch ihre Arbeit für unterschiedliche Kunden echte Organisationstalente. Das Vereinbaren und Verwalten von Terminen ist für sie ein Kinderspiel. Coaching-Calls, Meetings, Videochats, Webinare, Vor-Ort-Termine – so viele Dinge, die man auf keinen Fall vergessen darf. Aber mit einer VA an der Seite wissen Berater und Coaches ihre Termine in besten Händen.
Trainings vor- und nachbereiten
Nicht nur die Terminierung von Coachings nimmt Zeit in Anspruch. Ebenso kann die Planung der perfekten Durchführung zeitaufwändig sein. Doch auch hier kann die VA dem Coach oder Berater unter die Arme greifen. Sie erstellt den Zeitplan, versendet diesen an die Kursteilnehmer und kümmert sich auf Wunsch zusätzlich um weitere wichtige Dinge:
- Organisation des Caterings
- Anmieten der Location
- Verfügbarkeit der technischen Ausrüstung
- Abklären der gewünschten Schwerpunkte des Trainings
- Erstellen von Bewertungsbögen für die Kursteilnehmer
- Vieles mehr
Und wenn der Kurs vorbei ist?
- Dann wertet die VA die Bewertungsbögen für den Coach oder Berater aus und stellt ihm die wichtigsten Aspekte in einer Tabelle zusammen.
- Sie verschickt Dankesmails und Unterlagen an die Kursteilnehmer.
- Sie vereinbart eventuell Folgetermine und/oder bietet weitere dazu passende Coachings an.
Bei welchen erweiterten Aufgaben kann eine virtuelle Assistenz den Berater oder Coach unterstützen?
Arbeitet ein Coach oder Berater bereits länger mit der VA zusammen, kann er nach und nach auch anspruchsvollere Aufgaben an die virtuelle Assistenz abgeben. Eine weitere Arbeitserleichterung ist die logische Folge. Ein sehr typisches Beispiel für eine etwas anspruchsvollere Tätigkeit, die jedoch irgendwann abgegeben werden kann, ist das Marketing. Denn jeder Coach oder Berater muss Marketing betreiben. Sei es um das Business zu halten oder es auszubauen.
Zu den Marketingaufgaben für Coaches und Berater gehören unter anderem das E-Mail-Marketing mit dem Verschicken von Newslettern, die Pflege der Facebook-Seite, des Instagram-Accounts sowie auch der Homepage.
Eine weitere Aufgabe, für die hervorragend eine VA engagiert werden kann, ist das Bewerben des Kursangebots. Ob Onlinekurs oder Vor-Ort-Coaching, es werden genug Teilnehmer benötigt, damit sich das Ganze auch rechnet. Und wenn deine Veranstaltungen nicht sowieso immer schon nach 10 Minuten ausgebucht sind, dann muss Werbung her. Ab hier beginnt die Arbeit der VA für den Coach oder Berater.
- Die VA präsentiert die Kurse auf der Facebook-Seite, auf dem Instagram-Profil und der Webseite.
- Mittels Newslettern informiert die virtuelle Assistenz die Mailing-Liste über Neuigkeiten, Angebote und Restplätze.
- Durch gezielte Werbekampagnen können auch Neukunden gewonnen werden. Hierzu reicht es manchmal schon, den Kurs in eine für die Zielgruppe relevante Facebook- oder in der LinkedIn-Gruppe zu teilen. Aber Vorsicht: Nicht von jedem Gruppen-Administrator wird das gerne gesehen. Vorher informieren!
- Sämtliche Kursanmeldungen gehen anschließend direkt bei der VA ein.
- Die VA stellt allen Kursteilnehmern die Unterlagen und Informationen, welche für den Kurs erforderlich sind, im Vorfeld zur Verfügung (z. B. Videos, Texte, Handbücher).
- Sofern sie grafisch begabt ist, übernimmt die virtuelle Assistenz auch das Layouten der Kursunterlagen und Präsentationen.
- Und sogar die gesamte Nacharbeit wird dem Coach oder Berater durch die VA abgenommen.
Welche komplexen Tätigkeiten kann ein Coach oder Berater an die virtuelle Assistenz übertragen?
Nach einiger Zeit der erfolgreichen Zusammenarbeit kann eine VA den Berater oder Coach möglicherweise sogar weitestgehend selbstständig bei ganzen Projekten unterstützen.
Einige Beispiele hierfür:
Kursinhalte überarbeiten und produzieren
Verfügt die VA über genügend Kenntnisse über die Kursinhalte und Themengebiete des Coaches oder Beraters, kann sie auch selbst die Produktion von Kursinhalten oder Lektionen übernehmen. Besonders bei Onlinekursen müssen die einzelnen Module stets auf dem Laufenden gehalten werden und an neue Gesetze, Änderungen bei der Software und Trends angepasst werden.
Werbekampagnen auf Facebook und Instagram starten
Bei Social Media Advertising gelangt man nur durch eine ausgeklügelte Strategie zu nachhaltigem Erfolg. Erfolgreiche Werbekampagnen auf Facebook und Instagram entstehen nicht durch Zufall. Eine erfahrene VA kann den Coach und Berater bei dieser zeitintensiven Aufgabe sehr gut unterstützen. Damit bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft, während die VA im Hintergrund für die Generierung neuer Umsätze sorgt.
Die Zusammenarbeit zwischen Coach/Berater und virtueller Assistenz
Eine gute VA identifiziert sich voll und ganz mit den Aufgaben und dem Business ihres Kunden. Nur so ist sie in der Lage, die ihr übertragenen Arbeiten gewissenhaft und mit Leidenschaft zu erledigen. Und genau das ist es, was ein Coach oder Berater benötigt.
Dank ihrer Begeisterungsfähigkeit für die zugewiesenen Aufgaben nimmt die VA ihrem Auftraggeber nicht nur wesentliche Aufgaben ab und entlastet ihn im Alltag. Oftmals bringt sie auch neue Ideen und Konzepte mit ein, wodurch sie für den manchmal sehr hilfreichen Blick von außen und frischen Wind im Unternehmen sorgt.
Für eine optimale Zusammenarbeit zwischen Coach/Berater und VA sollten bereits im Vorfeld die Anforderungen und Vorstellungen des Auftraggebers detailliert kommuniziert werden. Außerdem sollte sich jeder Coach oder Berater genügend Zeit bei der Auswahl der eigenen VA nehmen. Dazu gehören intensive Bewerbungsgespräche genauso wie die Frage nach Referenzen und ein, zwei Probearbeitstage. Denn nur wenn die Chemie zwischen beiden stimmt, kann die VA einen Coach und Berater im Gegenzug auch auf optimale Weise unterstützen.