Wie du richtig Arbeit an eine virtuelle Assistenz abgibst (oder: die Kunst, richtig zu delegieren)

Möglichst viele Arbeiten an eine virtuelle Assistenz abgeben – klingt schön, oder? Aber warum machen es dann so wenige Selbstständige? Auf die Frage, warum keine Aufgaben delegiert werden, antworten viele darauf, dass die Arbeit zu komplex sei. Oder der Kunde zu anspruchsvoll. Oder dass es allgemein nicht möglich wäre. Dabei finden sich in beinahe jedem Arbeitsumfeld die ein und anderen Tätigkeiten, die gut an eine VA abgegeben werden können. Firmen und Konzerne machen dies schon seit Jahren vor. In diesem Fall spricht man dann eben von Angestellten und Mitarbeitern. Im Grunde handelt es sich aber trotzdem rein um das Abgeben von Aufgaben nach bestimmten Vorgaben. Doch wie gelingt es, erfolgreich Arbeiten an eine virtuelle Unterstützung zu delegieren? Und warum ist dies eigentlich sinnvoll?

Warum solltest du Arbeiten an eine VA abgeben?

Arbeit abgeben, übertragen, outsourcen und delegieren – aber warum solltest du das tun? Ganz einfach: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und auch du kannst nicht alles gleich gut können. Selbst wenn du der Meinung bist, du seist perfekt im Multitasking, wirst auch du irgendwann erkennen, dass du dich nun mal einfach nicht zerreißen kannst.

Wer Aufgaben richtig an eine VA abgibt, profitiert dafür gleich auf mehreren Ebenen:

Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, die dich und dein Business wirklich weiterbringen.
Deine Arbeitsqualität nimmt zu, da du fokussiert an einem Thema arbeiten kannst.
Dein persönliches Stresslevel reduziert sich und dein Kopf wird wieder frei für neue Ideen.
Die abgegebenen Aufgaben werden schneller und besser ausgeführt, da eine professionelle virtuelle Assistenz viel Erfahrung in den Dienstleistungsbereichen hat, welche sie anbietet (möglicherweise sogar mehr als du selbst).

In 5 Schritten richtig Arbeit an eine VA abgeben

Gerade für Solo-Selbstständige ist das Delegieren von Aufgaben anfangs sehr ungewohnt. Um den Plan also erfolgreich in die Tat umzusetzen, solltest du dir im Vorfeld folgende W-Fragen stellen:

Was für Aufgaben möchtest du an die VA abgeben?
Wie viel davon willst du abgeben?
Wie umfangreich muss die Einarbeitung sein?
Welche Aufgaben möchtest du auf keinen Fall an die virtuelle Assistenz übertragen?

Wenn du dir über diese Punkte im Klaren bist, solltest du die VA in 5 Schritten nach und nach an die Arbeiten heranführen, die du an sie abgeben möchtest. Das hat den Vorteil, dass du damit deine virtuelle Assistenz zum einen immer weiter in die entsprechenden Themen einarbeitest und du zum anderen nicht direkt aus Frust die Zusammenarbeit wieder beendest, wenn nicht alles auf Anhieb perfekt ist.

Exaktes Umsetzen von vorgegebenen Aufgaben

Zunächst gibst du einfache Aufgaben an die VA ab, die sie 1 zu 1 so umsetzen muss, wie du es vorgegeben hast. Eigeninitiative wird bei diesen Tätigkeiten nicht erwartet. Alle wichtigen Informationen rund um die Erledigung des Tasks kommen von deiner Seite.

Intensivere Einarbeitung in die delegierten Bereiche

Richtig Aufgaben an eine virtuelle Assistenz abzugeben bedeutet aber gleichzeitig, dass diese irgendwann auch eigenverantwortlich arbeiten sollte. Bist du mit der exakten Umsetzung der bisherigen Aufgaben zufrieden, überträgst du ihr immer wieder neue Aufgaben und lieferst nach und nach nicht mehr alle Informationen, um eine selbstständige Arbeitsweise zu testen.

Förderung der selbstständigen Arbeitsweise

Im Laufe der Zusammenarbeit bittest du die virtuelle Assistenz immer öfter, bestimmte Aufgaben selbstständig vorzubereiten, beispielsweise geeignete Artikel für Blogeinträge zu recherchieren.

Eigenständiges Arbeiten mit anschließender Kontrolle

Die VA ist mittlerweile soweit, dass sie komplett selbstständig die übertragenen Aufgaben abarbeiten kann. Sie werden von dir aber nochmals kontrolliert, ehe zum Beispiel der Newsletter versendet oder der Blogartikel veröffentlicht wird.

Arbeit richtig abgeben heißt: Es ist keine Kontrolle mehr erforderlich

Dies ist das oberste Ziel, das du verfolgen solltest, wenn es um das richtige Übertragen von Arbeiten an eine VA geht. Nach erfolgreicher und intensiver Einarbeitung kannst du dich darauf verlassen, dass die Arbeiten genau nach deinen Vorstellungen erledigt werden und keine Kontrolle mehr erforderlich ist.

Arbeit richtig an eine VA abgeben – aber welche und wie?

Für die Beantwortung dieser Frage musst du dir zunächst einen Überblick über die täglich anfallenden Aufgaben in deinem Business verschaffen. Diese unterteilst du gemäß folgender Fragen anschließend in drei Kategorien:

Welche Aufgaben kannst nur allein du selbst erledigen?
Welche Aufgaben kannst du zum Teil an jemand anderes abgeben?
Welche Aufgaben kannst du vollständig abgeben (weil sie entweder keinerlei Vorkenntnisse erfordern, oder im Gegenteil Expertenwissen benötigen, welches du nicht hast, oder aber weil sie reine Zeitfresser sind)?

Danach teilst du die herausgearbeiteten Tätigkeiten noch einmal auf in die Kategorien „eilig“ und „wichtig“:

Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig?
Sind die Tätigkeiten eilig oder nicht eilig?

Alle Aufgaben die du als unwichtig, aber eilig ansiehst, überträgst du an deine virtuelle Assistenz. Alle Dinge, die wichtig sind, aber auch warten können, gehören zu deinem Aufgabenbereich. Mit dieser Übersicht fällt es dir nun leicht, die richtigen Aufgaben an deine virtuelle Assistenz abzugeben.

Das solltest du beachten, damit die Aufgaben richtig an die VA abgegeben werden

Achte beim Delegieren der Aufgaben darauf, dass die VA auch über das nötige Fachwissen dafür verfügt.
Des Weiteren ist es zwingend erforderlich, die Aufgabenstellung exakt und verständlich zu formulieren.
Achte beim Übertragen der Tätigkeiten auch auf den richtigen Terminus. Soll dir die virtuelle Assistenz einen Text erstellen und du schreibst im Briefing aber „umschreiben“, dann kann sie die Arbeit schlichtweg nicht zu deiner Zufriedenheit ausführen. Dies gilt auch für Fachbegriffe, die für dich möglicherweise geläufig, für eine VA aber erklärungsbedürftig sind.

Erläutere den Sinn hinter der Aufgabe und welche Ziele du damit verfolgst. Teilaufgaben oder vorbereitende Tätigkeiten können nur mit dem nötigen Hintergrundwissen zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen führen.
Aufgaben richtig übertragen heißt auch, der VA alle notwendigen Informationen zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Gibt es beispielsweise bereits ähnliche Artikel zu einem Thema, die als Gedankenstütze dienen können? Gibt es eine Ideensammlung oder Linksammlung? Schließlich sollte sie nicht das Rad neu erfinden müssen.
Plane genügend Zeit für die Abarbeitung ein. Eine virtuelle Assistenz ist nicht deine alleinige Angestellte. Soll eine Aufgabe zwingend innerhalb der nächsten Stunde erledigt sein, dann kümmere dich besser selbst darum.
Stehe jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.
Kommuniziere eventuelle Deadlines oder Zeitvorstellungen klar und deutlich.
Akzeptiere, dass es mehrere Wege für eine perfekte Lösung gibt.
Gib der VA regelmäßig Feedback zu ihrer Arbeit.

Richtig Arbeit an eine VA abgeben dank SMART

All die eben genannten Punkte lassen sich auch kurz und knapp mit einem Begriff zusammenfassen: SMART. Bei diesem Akronym stehen die Buchstaben für:

Spezifisch – so konkret und exakt wie möglich
Messbar – qualitativ und quantitativ
Attraktiv – den Fähigkeiten angemessen (ein erfahrener Buchhalter wird eine Adressrecherche im Internet keineswegs als interessante Herausforderung ansehen)
Realistisch – alle wichtigen Informationen sind bekannt und der Zeitrahmen ist machbar
Terminiert – die Deadline ist genau kommuniziert

Fazit – Nur wenn du diese Fehler vermeidest, kannst du Arbeit richtig an eine virtuelle Assistenz abgeben

Kontrolle abzugeben und Aufgabe an andere Menschen zu übertragen ist nicht immer einfach. Dabei profitieren gerade Selbstständige stark davon, wenn sie schließlich diesen Schritt gehen. Um Aufgaben richtig an eine VA abzugeben, müssen mehrere Dinge beachtet werden – unter anderem sind eine intensive Einarbeitung und klar formulierte Aufgabenstellungen nötig.

Vermeide zudem folgende Fehler:

Die generelle Annahme, dass bei der VA keine Fragen offen sind
Ständige Rückfragen und übermäßige Kontrolle jedes Arbeitsschrittes
Gar keine Kontrolle und damit Unzufriedenheit bei den Kunden
Nicht auf Rückfragen reagieren
Dein eigenes Wissen über die Aufgabe und den Kunden als grundlegend voraussetzen