Virtuelle/r Assistent*in im Bereich Nachhaltigkeit für langfristige Zusammenarbeit gesucht!

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• Stundenlohn
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Ich bin Johanna Schirmer. Ich bin Nachfolgerin in unserem mittelständischen Familienbetrieb. Ich betreue seit Beginn des Jahres den Aufbau eines Nachhaltigkeitsmanagements in unserem Betrieb.

Nach knapp 8 Wochen intensiver Arbeit an dem Thema stelle ich fest: Es ist sehr umfangreich und für mich neben dem "normalen Tagesgeschäft" nur schwer zu bewältigen. Kurz: ich stoße an meine Kapazitätsgrenzen. Ich suche daher eine zuverlässige virtuelle Assistent*innen Lust auf eine langfristige Zusammenarbeit hat. Ich möchte gemeinsam mit Dir professionelle Seminare vorbereiten und das Projekt umsetzen. 

> Wie sieht der Prozess zum Aufbau des Nachhaltigkeitsmanagements aus? Wo stehen wir aktuell?

Wir bauen das Nachhaltigkeitsmanagement im Rahmen von Workshopreihen auf. Das Projekt wird vrstl. 5-7 Jahre laufen. Die Vorgehensweise orientiert sich an den Anforderungen des ZNU-Standards und baut auf dem bereits etablierten Strategieprozess im Betrieb auf. Sollte es zu einer Zusammenarbeit kommen, erkläre ich Dir das natürlich in Ruhe 🙂

Die Kickoff Veranstaltung ist bereits erfolgt. Im Rahmen dieses Workshops haben wir einen Purpose und Nachhaltigkeitsverständnis erarbeitet, ein grundsätzliches CSR Verständnis erarbeitet, die generelle Vorgehensweise abgestimmt und eine Wesentlichkeitsanalyse durchgeführt, um relevante Handlungsfelder zu bestimmen.

In jedem Jahr setzen wir den Schwerpunkt auf einen Themenbereich. Dieses Jahr bearbeiten wir das das Thema "Klimaschutz" schwerpunktmäßig.

Ich befinde mich aktuell in der Recherchephase, um die Workshopreihe für dieses Jahr zu planen und vorzubereiten. Im April findet der erste Workshop zum Klimaschutz statt. Dieser muss komplett konzipiert und vorbereitet werden. Gleiches gilt für die folgenden Workshops im Laufe des Jahres.

Im November wird die Strategie fortgeschrieben. In Folge müssen wir dann die nächste Reihenplanung durchführen.

> Um welche Aufgaben geht es?

Ich suche nach einer Person, die mir v.a. "Hinter den Kulissen" den Rücken freihalten. Konkret geht es um die nachstehenden Aufgaben: 
- Im ersten Schritt führst Du die Recherchen für mich. Diese gliedert sich in zwei "grundsätzliche Themenbereiche auf: Grundlagenwissen & Vorgehensweise zur Bearbeitung der Themenfelder in einem mittelständischen Familienunternehmen. Die Ergebnisse in Prosa hältst Du in schriftlicher Form im Workshopkonzept fest.
- Im zweiten Schritt holst Du mich ab und vermittelst mir das grundsätzliche Verständnis des Themenfelds auf Grundlage deiner Recherche. Mithilfe einer Mindmap gibst du mir einen Überblick in der Thematik. Gemeinsam setzen wir thematische Schwerpunkte für die Wissensvermittlung im Betrieb.
- Auf Grundlage deiner Recherche erarbeiten wir gemeinsam eine Vorgehensweise zur Gestaltung der Seminarreihe.
- Diese Vorgehensweise wird von Dir im Projektplan in ASANA hinterlegt. Die Pflege des Projektplans ist Teil deiner Aufgaben.
- Perspektivisch: Solltest Du Erfahrungen im Bereich der Erwachsenenbildung mitbringen, kannst Du mir schrittweise die Reihenplanung und die Ausarbeitung der einzelnen Workshoptage abnehmen. In der Anfangsphase übernehme ich diese Aufgaben weiterhin. Danach schauen wir weiter
- Unterstützung bei der Erarbeitung von Workshopmaterialien zur Vorbereitung des Workshops. Die Durchführung des Workshops erfolgt durch mich. 
- Sonstige Aufgaben zur Konzeption, Durchführung und Nachbereitung von Workshops. 

> Wie sähe unsere Zusammenarbeit aus?

Ich weiß, dass es für Freelancer teils herausfordernd sein kann, den eigenen Workload zu planen. Daher versuche ich die Zusammenarbeit so strukturiert wie möglich zu gestalten:

Im Rahmen eines regelmäßigen Calls sprechen wir über den aktuellen Stand im Projekt, anstehende Aufgaben, Seminare und Workshopreihen. Für jede zu erledigende Aufgabe bekommst Du von mir ein kurzes schriftliches Breefing über ASANA in deine To-Do-Liste eingestellt. So sind die Aufgaben für dich permanent mit den Deadlines in ASANA sichtbar. Zusätzliche Aufgaben werden 1x pro Woche gesammelt weitergegeben. So kannst Du deinen Workload möglichst gut planen.

Mit jedem meiner Teammember gibt es 1x pro Monat ein 1-2-1, in ihm können wir uns über Fragen, Probleme, Deadlines zeitaufwändiger Aufgaben etc. austauschen. Ziel dieses regelmäßigen Termins ist es die Zusammenarbeit für beide Seiten möglichst gut zu gestalten. 

Zwischen diesen Terminen läuft die Kommunikation innerhalb der Firma läuft über ASANA und Google Chat. Generell gilt: Du entscheidest, wann und wo du arbeitest. Mir ist nur wichtig, dass Du die Deadlines einhältst. Kalkuliere dabei bitte ein, dass ich in meinem Urlaub und außerhalb meiner Arbeitszeiten nicht für Rückfragen zur Verfügung stehe.

> Wie sähe die Einarbeitung aus? 

Im ersten Schritt stelle ich Dir unsere generelle Vorgehensweise zur Arbeit im Nachhaltigkeitsprojekt vor und wir klären die Zusammenarbeit über ASANA.

Da der Workshop im April bereits in greifbare Nähe rückt, würden wir uns in der ersten "heißen" Phase wöchentlich oder zwei-wöchentlich virtuell treffen.

In der ersten Phase würde ich gerne an Dich die Recherchearbeiten abgeben. Bis Ende Februar/ Anfang März möchte ich gemeinsam mit Dir die grundsätzliche Vorgehensweise (Reihenplanung) ausgearbeitet haben. Ich habe ab Mitte März sehr viele Termine und habe daher nur bedingt einen Kopf, mich dann in neue Themen einzuarbeiten. Wir bauen gemeinsam die Vorgehensweise im Projektplan auf, damit Du die grundsätzliche Vorgehensweise kennen lernst.

In der zweiten Phase erstelle ich das Lehrdrehbuch für den anstehenden Workshop. Ich würde dich gerne in die Erarbeitung von Materialien für diesen einbinden. Ich denke es ist sinnvoll, dass Du erst einmal meinen "Workshop-Stil" und meine Arbeitsweise kennenlernt.

Danach würde ich euch gerne schrittweise in die Entwicklung von Workshoptagen & Reihen mit einbinden. Ein Traum wäre es, wenn wir irgendwann gemeinsam eine Idee des Vorgehens entwickeln und Du alles weitere eigenständig erarbeitest, sodass ich nur die Durchführung der Workshops vor Ort durchführen muss. Aber: Das wäre ein Traum. Solltest Du kein Workshop-Crack sein, ist das auch vollkommen ok.

> Das solltest Du mitbringen: 

- Fundiertes Wissen im Bereich Nachhaltigkeit
- Du solltest ein "Erklärbär" sein und es mögen, Dinge einfach verständlich zu erklären. Das heißt bei uns vor allem: praxisnah, ohne Fachbegriffe und auf deutsch.
- Gute Deutsch-Kentnisse in Wort & Schrift
- Hohe Zuverlässigkeit & Konsequente Einhaltung von Deadlines 
- Eigenständige Problemlösungskompetenzen & "mittdenken"
- Kommunikationskompetenzen
- ASANA-Kentnisse (oder die Bereitschaft, sie Dir kurzfristig selbst anzueignen) 
- GSuite (oder die Bereitschaft, sie Dir kurzfristig selbst anzueignen) 
- Canva-Kenntnisse/ Google Sheet Kentnisse zur Erarbeitung von Workshopmaterialien
- Gewünscht, aber optional: Praktische Erfahrungen in der Umsetzung von Nachhaltigkeitsprojekten
- Gewünscht, aber optional: Erfahrungen im Projektmanagement
- Gewünscht, aber optional: Erfahrung in der Erwachsenenbildung

Du hast Lust Teil meines Teams zu werden?

Dann schreib mir bitte eine Nachricht. Ich würde Dich bitten in der Nachricht die folgenden Infos an mich weiterzugeben:

- Schreib mir bitte kurz, warum Du Lust hast, mit mir zusammen zu arbeiten.
- Hast Du bereits Erfahrungen als Assistenz im Nachhaltigkeitsbereich gesammelt? Wenn ja, freue ich mich über die Nennung von Referenzen oder eine kurze Beschreibung deiner bisherigen Tätigkeitsbereiche
- Schreib bitte im ersten Satz, ob Du Kaffee-Liebhaber bist oder nicht.
- Gib bitte ein Angebot auf Stundenbasis ab

Ich werde die Nachrichten sichten, die bis zum 18.02. eintreffen, und max. 5 Personen auswählen. In diesem Falle würde ich mich freuen, Dich in einem Call persönlich kennen zu lernen. Ziel dieses Calls wird sein, sich kennen zu lernen sowie die Aufgabenstellung & Milestones & Bezahlungsweise zu klären.

Zur Info: Ich arbeite aktuell von Argentinien aus- gerade in den Bergen ist das Netz z.T. etwas schwierig. Wir müssen also bei dem Terminieren eines Zoom Calls ggf. etwas kreativ werden.

Viele Grüße aus dem heißen Argentinien,

Johanna