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- Offen bis: 20.08.2026
Ziel des Projekts
Es soll eine professionelle KI-gestützte E-Mail-Automatisierung eingerichtet werden, die eingehende Kundenanfragen analysiert, passende Antworten erstellt und Standardfälle weitgehend automatisiert bearbeitet.
Der Schwerpunkt liegt auf Amazon-Kundenanfragen im Bereich Schlüssel, Schließtechnik und personalisierte Produkte.
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# Bestehende Infrastruktur
* E-Mail-Postfach bei **Host Europe**
* ChatGPT / OpenAI soll als KI eingesetzt werden
* Automatisierung über **n8n** (Cloud oder Self-Hosted)
* Versand über das bestehende Host-Europe-Postfach (IMAP/SMTP)
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# Projektziel
Die Automatisierung soll:
* neue E-Mails automatisch erkennen
* Sprache erkennen (Deutsch, Englisch, Türkisch, Spanisch, Italienisch,)
* den Inhalt analysieren
* Kundenanfragen kategorisieren
* passende Antworten im Stil unseres Unternehmens erstellen
* Standardfälle automatisch beantworten oder als Entwurf vorbereiten
* schwierige Fälle zur manuellen Bearbeitung markieren
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# Gewünschter Workflow
Host Europe (IMAP)
↓
n8n erkennt neue E-Mail
↓
OpenAI analysiert den Inhalt
↓
Kategorisierung
↓
Antwort generieren
↓
• Standardfall → Antwort versenden oder Entwurf erstellen
• Sonderfall → Weiterleitung zur manuellen Bearbeitung
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# Gewünschte Kategorien
Die KI soll mindestens folgende Kategorien erkennen:
* Schlüssel passt nicht ins Schloss
* Schlüssel steckt, dreht aber nicht
* defekt
* Lieferstatus
* Sendungsverfolgung
* Falschlieferung
* Reklamation
* Rückgabe
* Widerruf
* Personalisierter Artikel
* Ersatzlieferung
* Amazon Customer Service
* Bewertung
* Allgemeine Anfrage
* Rechnung
* Spam
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# Unternehmensregeln
Die KI muss diese Regeln zwingend einhalten:
1. Immer höflich und professionell antworten.
2. Immer in der Sprache des Kunden antworten.
3. Keine Erstattung zusagen.
4. Keine Ersatzlieferung zusagen.
5. Keine Rücksendelabel zusagen.
6. Keine Kulanz versprechen.
7. Keine rechtlichen Aussagen treffen.
8. Keine Sendungsnummern erfinden.
9. Keine Aussagen treffen, wenn Informationen fehlen.
10. Bei Unsicherheit immer Rückfragen stellen.
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# Typische Antworten
Die KI soll u. a. automatisch folgende Situationen erkennen:
## Schlüssel passt nicht ins Schloss
Automatisch:
* Erklärung, dass vermutlich das falsche Schlüsselprofil gewählt wurde
* Hinweis, dass gleiche Nummern nicht automatisch identische Schlüssel bedeuten
* Fotos anfordern
Benötigte Fotos:
* gelieferter Schlüssel
* Originalschlüssel
* Schlossnummer
* beide Schlüssel nebeneinander
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## Schlüssel steckt, dreht aber nicht
Automatisch:
* Fotos anfordern
* Fragen, ob der Originalschlüssel funktioniert
* Prüfung anbieten
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## Personalisierte Artikel
Hinweis:
Personalisierte Schlüssel sind grundsätzlich von der Rückgabe ausgeschlossen.
Falls jedoch ein Fertigungsfehler vorliegt, soll der Fall selbstverständlich geprüft werden.
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## Lieferstatus
Falls eine Trackingnummer vorhanden ist:
→ Trackingnummer verwenden
Falls keine vorhanden ist:
→ keine Trackingnummer erfinden, sondern den Versandstatus zur Prüfung weiterleiten.
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# Sicherheitsregeln
Diese Fälle dürfen niemals automatisch beantwortet werden:
* Amazon A-bis-Z-Garantiefälle
* Anwalt
* Gericht
* Polizei
* Inkasso
* Mahnungen
* Schadensersatz
* Drohungen
* Eskalationen
* Beschwerden mit rechtlichen Folgen
Diese E-Mails sollen automatisch markiert und an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
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# Tracking
Wenn möglich soll die Automatisierung Trackingnummern automatisch aus vorhandenen Versandinformationen übernehmen.
Falls keine Trackingnummer gefunden wird, darf keine Nummer erfunden werden.
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# Qualität
Die KI soll:
* natürlich schreiben
* freundlich schreiben
* keine Standardfloskeln verwenden
* im Stil unseres bisherigen Kundenservices antworten
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# Erweiterungsmöglichkeiten
Die Lösung soll später problemlos erweitert werden können, beispielsweise um:
* Sendcloud
* Amazon Seller Central
* DHL
* GLS
* Österreichische Post
* weitere Versanddienstleister
* CRM-Systeme
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# Dokumentation
Es wird eine vollständige Dokumentation erwartet:
* Installation
* Einrichtung
* Zugangsdaten (ohne Passwörter)
* Backup
* Wartung
* Erklärung aller Workflows
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# Ziel
Die Lösung soll mindestens 70–90 % aller Standardanfragen automatisch bearbeiten können und den manuellen Aufwand im Kundenservice deutlich reduzieren.
Die Einrichtung soll modular aufgebaut sein, sodass spätere Erweiterungen problemlos möglich sind.
Hinweis: Die Bewerbungen auf diesen Job sind ab sofort nur noch für den Auftraggeber sichtbar.
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