Jeder, der sich als virtuelle Assistenz selbstständig macht, hat in seinem Leben gewisse Fähigkeiten erworben, Ausbildungen absolviert und Erfahrungen in diversen Branchen gesammelt. Dieses Können ist die Grundlage für dein erstes eigenes Portfolio.
Doch um in der digitalen Welt konkurrenzfähig zu bleiben, kommst auch du als VA nicht umhin, ab und an dein Portfolio weiter auszubauen. Die Möglichkeiten dafür sind vielfältig. Und der Vorteil einer Portfolioerweiterung liegt ganz klar auf der Hand: Du qualifizierst dich sowohl für besser bezahlte Aufgabenbereiche als auch für vielfältigere Tätigkeiten. Auf diese Art und Weise bekommt aufkeimende Langeweile aufgrund eintöniger Arbeiten erst gar keine Chance, sich bei dir auszubreiten. Doch warum sollte eine VA eigentlich ihr Portfolio ausbauen? Die Antwort darauf ist einfach: Weil es wichtig ist, um in diesem Business dauerhaft aktiv bleiben zu können.
Woran du erkennst, dass dein VA-Portfolio unzureichend ist
Am besten erkennst du ein ungenügend ausgebautes Portfolio als VA an der ausbleibenden Resonanz auf deine Angebote. Zwar bewirbst du dich täglich auf mehrere Ausschreibungen, aber die Rückmeldungen darauf sind an einer Hand abzählbar oder bleiben im schlimmsten Fall sogar ganz aus. Und wenn du doch einmal in weitere Gespräche mit dem neuen potenziellen Auftraggeber einsteigst, deine Erfahrungen und Fähigkeiten genauer benennst, auf deine Homepage verlinkst und einige Referenzen erwähnst, hörst du nie wieder etwas von dem anfänglichen Interessenten.
Natürlich gibt es auf eine Stelle zahlreiche Mitbewerber und natürlich sind auch welche darunter, die bessere Referenzen und Erfahrungen vorzuweisen haben. Aber immer? Vielleicht kann die Konkurrenz sich lediglich besser verkaufen oder sie kann mehr Berufserfahrung vorweisen. Vielleicht ist aber auch einfach das Portfolio aussagekräftiger.
Was ist überhaupt das Portfolio einer VA?
Das Wort Portfolio leitet sich von dem italienischen Wort „Portafoglio“ ab, was übersetzt so viel wie „Brieftasche“ heißt. Je nach Kontext kann der Begriff ganz unterschiedliche Bedeutungen haben:
- Im Verlagswesen ist ein Portfolio ein Bildband mit Fotografien.
- In der Kunstwissenschaft ist es eine Sammelmappe mit angefertigten Grafiken, Zeichnungen, Radierungen, Aquarellen oder Fotos.
- In der Finanzwelt ist das Portfolio eine Ansammlung mehrerer Investitionen oder Geldanlagen.
- In der Wirtschaft steht es für das Dienstleistungsangebot oder die Produkte, die ein Unternehmen in seinem Sortiment hat.
Im Bezug auf dein Business als VA ist demnach der letzte Punkt zutreffend: Das Portfolio der VA setzt sich aus den angebotenen Dienstleistungen zusammen. Gleichzeitig ist es auch deine berufliche Visitenkarte. Im Portfolio enthalten sind alle wichtigen Informationen über dein berufliches Ich sowie deine Erfahrungen.
Damit willst du einem potenziellen Auftraggeber aufzeigen, ob du seinen Anforderungen gewachsen und somit die optimale virtuelle Assistenz für seine Aufgaben bist. Je weniger Erfahrungen und Wissen du hast, desto weniger prägnant ist dann aber auch dein Dienstleistungsangebot. Daher solltest du als VA immer wieder Zeit investieren, um neue Techniken zu lernen und so Stück für Stück dein Portfolio zu erweitern.
Wie kannst du nun als VA dein Portfolio ausbauen?
Klassische Weiterbildung
Ein einfacher Weg für eine VA, um das eigene Portfolio auszubauen, sind die guten alten klassischen Weiterbildungen. Eine solche kann durch ein Fernstudium an einem der anerkannten Ferninstitute (zum Beispiel der ILS) erfolgen. Sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten für eine virtuelle Assistenz gibt es aber auch bei deiner lokalen IHK und der ortsansässigen Volkshochschule. Diese bieten je nach Stadt und Bundesland auch verschiedene Kurse an – es kann sich also auch lohnen, ein paar Kilometer zu fahren. Einige Möglichkeiten, sein Portfolio als VA durch eine klassische Weiterbildung auszubauen, sind unter anderem folgende Kurse und Fortbildungen:
- Seminar über die Erstellung einer Webseite mit WordPress
- Seminar über SEO und SEM zur Steigerung der Besucherzahlen auf der Webseite
- Datenschutzmanagement
- Geprüfter Veranstaltungsfachwirt
- Geprüfter Fachwirt für Marketing
- Geprüfter Bilanzbuchhalter international
- Geprüfter Fremdsprachenkorrespondent (Englisch)
- IT Business Manager
- Geprüfter Fachwirt für Büro- und Projektorganisation
Für manche Weiterbildungen müssen bestimmte Zulassungsvoraussetzungen erfüllt werden. Die genauen Bedingungen kannst du direkt bei deiner IHK oder VHS in Erfahrung bringen.
Online-Kurse
Eine weitere attraktive Möglichkeit zum Ausbau des Portfolios als virtuelle Assistenz sind Online-Kurse. Hier gibt es zahlreiche Anbieter im Internet. Der weltweit größte davon ist Udemy. In mehr als 100.000 Video-Kursen kann man sich hier als VA vielfältige Kenntnisse vom Home Office oder dem eigenen Büro aus aneignen, und zwar nicht nur:
- Instagram-Marketing
- Erstellung von Facebook-Werbeanzeigen
- Richtiges Verhalten im Kundenservice
Da Udemy weltweit tätig ist, werden viele Kurse auch in englischer Sprache angeboten.
Es gibt immer wieder Stammkunden, die eine bestimmte Aufgabe zu vergeben haben, die du eigentlich nicht anbietest, der Kunde möchte sich dafür aber auch keine neue virtuelle Assistenz suchen. Er tritt stattdessen an dich heran und fragt, ob du das Thema nicht vielleicht mit übernehmen kannst. Doch nicht immer reicht dein Wissen für die neue Aufgabe aus. Für diese Fälle sind Online-Kurse sehr gut geeignet, denn man kann sich hiermit die Basics eines Themengebiets in nur wenigen Stunden aneignen.
Bücher und eBooks
Was auf jeden Fall empfehlenswert ist, um als VA das eigene Portfolio auszubauen, sind Fachbücher und eBooks. Im Vergleich zu den zuvor beschriebenen Präsenz- und Online-Kursen gehen diese oft weit mehr in die Tiefe zu den jeweiligen Themen, zu denen du dir Kenntnisse aneignen möchtest. Bücher sind deshalb nicht nur dafür geeignet, komplett neue Aufgabenbereiche zu erlernen, sondern auch um ein echter Experte auf einem bestimmten Gebiet zu werden.
Ein Blick auf die Liste der Neuveröffentlichungen offenbart dir oftmals schon, welche Themen oder Produkte gerade aufkommen (oder einfach nur „in“ sind), für die sich eine Weiterbildung möglicherweise lohnt.
Doch ehe du dir ein Buch kaufst und dann erkennst, dass es für deine Zwecke nicht geeignet ist, empfiehlt sich zunächst das Anhören der Buchzusammenfassung mit der App Blinkist. Hier werden die besten und neuesten Sachbücher kurz und prägnant in 15 Minuten vorgestellt.
Recherche im Internet
Vermutlich gibt es in der heutigen Zeit kein Thema mehr, zu dem es nicht irgendeinen Blogeintrag gibt, welcher Wissen zu deinem Wunschthema vermittelt. Aber hier lauert auch eine kleine Gefahr: Du solltest nicht alles übernehmen, was in Blogs steht, ohne es weiter zu recherchieren oder zu hinterfragen. Dadurch, dass heutzutage jeder mit sehr geringem Aufwand einen Blog erstellen kann, sind die Informationen nicht immer zwangsweise korrekt, gut recherchiert und auf dem aktuellen Stand.
Podcasts
Neben Büchern und Blogs sind auch Podcasts eine gute Möglichkeit, Erfahrungen und Wissen aufzubauen. Oftmals enthalten Podcast-Interviews zahlreiche Tipps & Tricks aus der Praxis, die beim Ausbau des Portfolios als virtuelle Assistenz helfen können.
Weitere Möglichkeiten, sich Wissen anzueignen und sein Portfolio als VA zu erweitern, sind:
- YouTube
- Facebook-Gruppen
Fazit – es ist gar nicht so schwer, als VA das eigene Portfolio auszubauen
Als erfolgreiche virtuelle Assistenz ist es wichtig, entweder über ein umfangreiches, groß aufgestelltes Portfolio zu verfügen oder alternativ absoluter Spezialist in ein paar wenigen Themenbereichen zu sein. Daher sind regelmäßige Weiterbildungen und Fortbildungen notwendig, um das Portfolio immer wieder auszubauen und auf Neuerungen zu reagieren.
Vor allem zertifizierte Weiterbildungen haben einen Mehrwert. Die Abschlusszeugnisse bestätigen dein Wissen und deine Fähigkeiten. Doch alle Weiterbildungen nützen nichts, wenn du das neue Wissen nicht anwendest.
Wirb daher aktiv mit deinem Portfolio und akquiriere stetig neue Auftraggeber. Dann hat der Ausbau deines Portfolios als VA auch einen echten Mehrwert.