{"id":515,"date":"2021-12-15T15:37:30","date_gmt":"2021-12-15T14:37:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/?p=515"},"modified":"2021-12-15T15:37:32","modified_gmt":"2021-12-15T14:37:32","slug":"die-besten-tools-und-programme-fuer-die-virtuelle-zusammenarbeit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/allgemein\/die-besten-tools-und-programme-fuer-die-virtuelle-zusammenarbeit\/","title":{"rendered":"Die besten Tools und Programme f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit"},"content":{"rendered":"\n<p>Eine virtuelle Assistenz sitzt nicht bei dir vor Ort im B\u00fcro, sondern arbeitet komplett remote aus ihrem Homeoffice oder dem eigenen B\u00fcro heraus. Um hierbei eine gute Zusammenarbeit zu gew\u00e4hrleisten, sind etwas Organisationsgeschick sowie ein paar Tools und Programme notwendig. Zum Gl\u00fcck ist es aber heutzutage dank zahlreicher Softwareangebote kein Problem mehr, die virtuelle Zusammenarbeit effizient zu organisieren.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-1024x683.jpg\" alt=\"Die besten Tools und Programme f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit\" class=\"wp-image-516\" title=\"Die besten Tools und Programme f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit\" srcset=\"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-1536x1024.jpg 1536w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-2048x1365.jpg 2048w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Die-besten-Tools-und-Programme-fu\u0308r-die-virtuelle-Zusammenarbeit-150x100.jpg 150w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Mit diesen Tools und Programmen klappt die virtuelle Zusammenarbeit&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Die digitale Kommunikation mit einer virtuellen Assistenz ist mittlerweile mehr als einfach. Die besten Tools f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit sind Kommunikationsdienste f\u00fcr Instant Messaging und Videotelefonie, zum Beispiel:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Skype<\/li><li>Zoom<\/li><li>Slack<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Virtuelle Zusammenarbeit mit <a href=\"https:\/\/www.skype.com\/de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Skype<\/a><\/h3>\n\n\n\n<p>Skype ist schon seit 2003 auf dem Markt und heute sogar ein Teil des Softwaregiganten Microsoft, welcher das Unternehmen und damit auch das Kommunikationstool zum Chatten und f\u00fcr Video-Calls im Jahr 2011 aufkaufte. Neben Instant Messaging und Videotelefonie wird dar\u00fcber hinaus auch das Versenden und Teilen von Dokumenten unterst\u00fctzt. Des Weiteren k\u00f6nnen mit diesem Tool kosteng\u00fcnstig Festnetz- und Mobilfunknummern weltweit angerufen werden, was die virtuelle Zusammenarbeit mit einer im Ausland arbeitenden VA um einiges erleichtert. Die Gratisvariante bietet zwar nicht den kompletten Funktionsumfang, reicht aber f\u00fcr die Kommunikation als Selbstst\u00e4ndiger mit einer virtuellen Assistent meist vollkommen aus. Der \u201egro\u00dfe Bruder\u201c und damit die Business-Alternative zu Skype ist \u00fcbrigens das Produkt Microsoft Teams.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><a href=\"https:\/\/explore.zoom.us\/de\/products\/meetings\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Zoom<\/a> als Tool f\u00fcr die digitale Videotelefonie<\/h3>\n\n\n\n<p>Es guter Dienst f\u00fcr Videokonferenzen ist der Anbieter Zoom, da von den Teilnehmern des Calls kein Nutzerkonto erstellt werden muss. Wer einen Einladungslink erhalten hat, kann der Konferenz beitreten. Zudem gibt es das Produkt nicht nur als Desktop-Version, sondern auch in einer Online-Variante, die innerhalb des Browsers ausgef\u00fchrt wird. Damit entf\u00e4llt ein Download auf den eigenen Rechner. Die kostenlose Version des Dienstes hat allerdings eine gewisse Einschr\u00e4nkung: Meetings werden nach 40 Minuten automatisch beendet, sobald mehr als 2 Personen daran teilnehmen. Bei nur zwei Teilnehmern ist die Videokonferenz dagegen nicht zeitlich begrenzt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Zoom ist vor allem dann von Vorteil, wenn du mit mehreren virtuellen Assistenzen zusammenarbeitest und an den Konferenzen ein gr\u00f6\u00dferes Team teilnehmen soll. Bez\u00fcglich der Datensicherheit und des Datenschutzes gibt es aber unterschiedliche Meinungen. Daher informiere dich im Vorfeld genau dar\u00fcber, ob du Zoom f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit nutzen m\u00f6chtest.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Der Instant-Messaging-Dienst <a href=\"https:\/\/slack.com\/intl\/de-de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Slack<\/a><\/h3>\n\n\n\n<p>Slack ist ein guter Allrounder, wenn es um die digitale Zusammenarbeit geht, und vorwiegend f\u00fcr die Textkommunikation ausgelegt. Besonders hilfreich f\u00fcr eine virtuelle Zusammenarbeit ist hier die M\u00f6glichkeit, f\u00fcr jedes Thema einen eigenen Channel zu er\u00f6ffnen, und gezielt die Personen daf\u00fcr einzuladen, die das jeweilige Thema betrifft. Daneben sind nat\u00fcrlich auch Gruppen- und Privatchats mit einzelnen Personen m\u00f6glich. Und wenn einmal n\u00f6tig, k\u00f6nnen \u00fcber die Software sogar Dokumente versendet werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Zudem lassen sich mit Slack auch andere Dienste wie beispielsweise Google Drive verbinden. Selbst Anrufe sind mit der kostenfreien Variante m\u00f6glich. Jedoch solltest du dir \u00fcberlegen, ob nicht die Buchung der kostenpflichtigen Version Sinn macht, denn die gesendeten Nachrichten sind in der Gratisversion nur eine bestimmte Zeit sichtbar und werden anschlie\u00dfend gel\u00f6scht.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Tools, um Aufgaben f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit zu organisieren&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine virtuelle Zusammenarbeit besteht aber nicht nur aus der regelm\u00e4\u00dfigen Kommunikation via Video-Call oder Chat. Schlie\u00dflich soll eine virtuelle Assistenz auch Aufgaben \u00fcbernehmen und dein Unternehmen oder dich als Selbstst\u00e4ndigen unterst\u00fctzen. Um hier nicht den \u00dcberblick zu verlieren, ist eine gute Organisation der einzelnen Projekte und To-dos erforderlich. Nachfolgend stellen wir zwei Tools vor, mit welchen du die virtuelle Zusammenarbeit perfekt organisieren kannst.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><meta charset=\"utf-8\"><a href=\"https:\/\/trello.com\/de\/home\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Trello<\/a><\/h3>\n\n\n\n<p><br>Herzst\u00fcck von Trello sind die Boards, \u00e4hnlich einer Schultafel, welche jeweils in unterschiedliche Spalten unterteilt sind. S\u00e4mtliche Aufgaben werden ihrem Status entsprechend einer Spalte zugeordnet: \u201eZu erledigen\u201c, \u201eIn Arbeit\u201c, \u201eWartend\u201c, \u201eErledigt\u201c. \u00c4ndert sich der Bearbeitungsstand, indem beispielsweise mit der Bearbeitung eines Tasks begonnen wird, dann wird die Karte in die neue Spalte verschoben. Auf diese Art und Weise lassen sich gro\u00dfe Projekt in kleinere Teilschritte unterteilen, die von der virtuellen Assistenz einzeln abgearbeitet werden \u2013 und trotzdem beh\u00e4lt man den \u00dcberblick \u00fcber das komplette Projekt und dessen Teilaufgaben. Zudem kannst du mit Trello die maximal zu bearbeitende Aufgabenzahl begrenzen. M\u00f6chtest du beispielsweise nicht, dass die VA mehr als 3 Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, kannst du dies entsprechend einstellen. Dann kann die virtuelle Assistenz nicht mehr als 3 Aufgaben in die Liste \u201ein Arbeit\u201c schieben. Die wichtigsten Funktionen sind bei Trello kostenlos.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><a href=\"https:\/\/app.asana.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Asana<\/a><\/h3>\n\n\n\n<p>Asana ist eine gute Alternative zu Trello und funktioniert auf \u00e4hnliche Art. Auch hier lassen sich gro\u00dfe Projekte in kleine Aufgaben splitten und Arbeitsabl\u00e4ufe \u00fcbersichtlich organisieren. Asana ist allerdings weit umfangreicher als Trello und spielt daher seine St\u00e4rken vor allem bei der Zusammenarbeit mit einem gro\u00dfen virtuellen Team und komplexen Tasks aus. Ein gro\u00dfer Vorteil ist, dass Aufgaben in einzelne Teilaufgaben zerlegt werden k\u00f6nnen, zu welchen jeweils wiederum auch Kommentare geschrieben und Fragen gestellt werden k\u00f6nnen. Wichtige Dokumente und Grafiken k\u00f6nnen ebenfalls an jede Aufgabe und Teilaufgabe angeh\u00e4ngt werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die virtuelle Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn auch Dateien ausgetauscht werden k\u00f6nnen<\/h2>\n\n\n\n<p>Der problemlose Austausch von Unterlagen und Dokumenten ist ein grundlegender Punkt der virtuellen Zusammenarbeit. Gerade bei gr\u00f6\u00dferen Dateien ist es m\u00fchsam, diese per Mail zu verschicken. Die Alternative: Cloud-Speicher. Hiermit kannst du ganze Ordner deines PCs synchronisieren, wenn er wichtige Daten f\u00fcr die virtuelle Assistenz enth\u00e4lt. Anh\u00e4nge an Mails, die sich nicht mehr wiederfinden oder nach kurzem schon wieder veraltet sind, geh\u00f6ren damit der Vergangenheit an. Am h\u00e4ufigsten werden bei der virtuellen Zusammenarbeit die Tools Dropbox und Google Drive genutzt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><a href=\"https:\/\/www.dropbox.com\/de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dropbox<\/a><\/h3>\n\n\n\n<p>Dateien in der Cloud speichern, teilen, zusammenarbeiten \u2013 Dropbox macht das auch mit gro\u00dfen Datenmengen m\u00f6glich. In der Gratisversion zwar nur mit eingeschr\u00e4nktem Speicherplatz und Funktionsumfang, allerdings du kannst jederzeit auf eine gr\u00f6\u00dfere Version wechseln, wenn dein Business w\u00e4chst.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><a href=\"https:\/\/www.google.com\/intl\/de\/drive\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Google Drive<\/a><\/h3>\n\n\n\n<p>Wie bei Dropbox k\u00f6nnen \u00fcber Google Drive m\u00fchelos Dokumente und Co. ausgetauscht werden. Neben dem Datenaustausch bietet Google Drive aber noch ein weiteres sinnvolles Feature f\u00fcr die virtuelle Zusammenarbeit: Google Docs, das Textverarbeitungsprogramm von Google. Das Besondere daran ist, dass mehrere Teammitglieder zur gleichen Zeit in einem Dokument arbeiten k\u00f6nnen. Und f\u00fcr die Freunde der Tabellen gibt\u2019s Google Sheets.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fazit \u2013 die besten Tools und Programme zur virtuellen Zusammenarbeit<\/h2>\n\n\n\n<p>Selbstverst\u00e4ndlich bietet diese Zusammenstellung nur einen groben \u00dcberblick \u00fcber einige Tools und Programme, die man auch unter dem Begriff \u201eBasic Tools\u201c zusammenfassen k\u00f6nnte. Es gibt noch viele weitere Anwendungen f\u00fcr eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit. Doch inwieweit sie f\u00fcr dich sinnvoll sind, inwieweit sie dir wirklich das t\u00e4gliche Tun erleichtern, das gilt es selbst herauszufinden. Oft zeigen sich auch erst nach einiger Zeit der Nutzung die Kleinigkeiten, die immer wieder st\u00f6ren und nerven. Daher halte die Augen und Ohren offen und wenn du ein interessantes Tool entdeckst, solltest du es am besten gleich einmal ausprobieren. Denn nichts vereinfacht die virtuelle Zusammenarbeit mehr als der sinnvolle Einsatz von Software-as-a-Service-Diensten, Tools und Programmen.&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine virtuelle Assistenz sitzt nicht bei dir vor Ort im B\u00fcro, sondern arbeitet komplett remote aus ihrem Homeoffice oder dem eigenen B\u00fcro heraus. Um hierbei eine gute Zusammenarbeit zu gew\u00e4hrleisten, sind etwas Organisationsgeschick sowie ein paar Tools und Programme notwendig. 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