{"id":505,"date":"2021-12-14T09:55:33","date_gmt":"2021-12-14T08:55:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/?p=505"},"modified":"2021-12-14T09:55:34","modified_gmt":"2021-12-14T08:55:34","slug":"arbeiten-an-eine-virtuelle-assistenz-abgeben","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/virtuelleassistenz\/arbeiten-an-eine-virtuelle-assistenz-abgeben\/","title":{"rendered":"Wie du richtig Arbeit an eine virtuelle Assistenz abgibst (oder: die Kunst, richtig zu delegieren)"},"content":{"rendered":"\n<p>M\u00f6glichst viele Arbeiten an eine virtuelle Assistenz abgeben \u2013 klingt sch\u00f6n, oder? Aber warum machen es dann so wenige Selbstst\u00e4ndige? Auf die Frage, warum keine Aufgaben delegiert werden, antworten viele darauf, dass die Arbeit zu komplex sei. Oder der Kunde zu anspruchsvoll. Oder dass es allgemein nicht m\u00f6glich w\u00e4re. Dabei finden sich in beinahe jedem Arbeitsumfeld die ein und anderen T\u00e4tigkeiten, die gut an eine VA abgegeben werden k\u00f6nnen. Firmen und Konzerne machen dies schon seit Jahren vor. In diesem Fall spricht man dann eben von Angestellten und Mitarbeitern. Im Grunde handelt es sich aber trotzdem rein um das Abgeben von Aufgaben nach bestimmten Vorgaben. Doch wie gelingt es, erfolgreich Arbeiten an eine virtuelle Unterst\u00fctzung zu delegieren? Und warum ist dies eigentlich sinnvoll?\u00a0<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"681\" src=\"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-1024x681.jpg\" alt=\"Arbeiten an eine virtuelle Assistenz abgeben\" class=\"wp-image-506\" title=\"Arbeiten an eine virtuelle Assistenz abgeben\" srcset=\"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-1024x681.jpg 1024w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-768x511.jpg 768w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-1536x1022.jpg 1536w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-2048x1362.jpg 2048w, https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Arbeiten-an-eine-virtuelle-Assistenz-abgeben-150x100.jpg 150w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Warum solltest du Arbeiten an eine VA abgeben?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>Arbeit abgeben, \u00fcbertragen, outsourcen und delegieren \u2013 aber warum solltest du das tun? Ganz einfach: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und auch du kannst nicht alles gleich gut k\u00f6nnen. Selbst wenn du der Meinung bist, du seist perfekt im Multitasking, wirst auch du irgendwann erkennen, dass du dich nun mal einfach nicht zerrei\u00dfen kannst.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wer Aufgaben richtig an eine VA abgibt, profitiert daf\u00fcr gleich auf mehreren Ebenen:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Du kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, die dich und dein Business wirklich weiterbringen.<\/li><li>Deine Arbeitsqualit\u00e4t nimmt zu, da du fokussiert an einem Thema arbeiten kannst.<\/li><li>Dein pers\u00f6nliches Stresslevel reduziert sich und dein Kopf wird wieder frei f\u00fcr neue Ideen.<\/li><li>Die abgegebenen Aufgaben werden schneller und besser ausgef\u00fchrt, da eine professionelle virtuelle Assistenz viel Erfahrung in den Dienstleistungsbereichen hat, welche sie anbietet (m\u00f6glicherweise sogar mehr als du selbst).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">In 5 Schritten richtig Arbeit an eine VA abgeben<\/h2>\n\n\n\n<p>Gerade f\u00fcr Solo-Selbstst\u00e4ndige ist das Delegieren von Aufgaben anfangs sehr ungewohnt. Um den Plan also erfolgreich in die Tat umzusetzen, solltest du dir im Vorfeld folgende W-Fragen stellen:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Was<\/strong> f\u00fcr Aufgaben m\u00f6chtest du an die VA abgeben?<\/li><li><strong>Wie viel<\/strong> davon willst du abgeben?<\/li><li><strong>Wie<\/strong> umfangreich muss die Einarbeitung sein?<\/li><li><strong>Welche <\/strong>Aufgaben m\u00f6chtest du auf keinen Fall an die virtuelle Assistenz \u00fcbertragen?<strong>&nbsp;<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Wenn du dir \u00fcber diese Punkte im Klaren bist, solltest du die VA in 5 Schritten nach und nach an die Arbeiten heranf\u00fchren, die du an sie abgeben m\u00f6chtest. Das hat den Vorteil, dass du damit deine virtuelle Assistenz zum einen immer weiter in die entsprechenden Themen einarbeitest und du zum anderen nicht direkt aus Frust die Zusammenarbeit wieder beendest, wenn nicht alles auf Anhieb perfekt ist.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li>Exaktes Umsetzen von vorgegebenen Aufgaben<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Zun\u00e4chst gibst du einfache Aufgaben an die VA ab, die sie 1 zu 1 so umsetzen muss, wie du es vorgegeben hast. Eigeninitiative wird bei diesen T\u00e4tigkeiten nicht erwartet. Alle wichtigen Informationen rund um die Erledigung des Tasks kommen von deiner Seite.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"2\"><li>Intensivere Einarbeitung in die delegierten Bereiche<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Richtig Aufgaben an eine virtuelle Assistenz abzugeben bedeutet aber gleichzeitig, dass diese irgendwann auch eigenverantwortlich arbeiten sollte. Bist du mit der exakten Umsetzung der bisherigen Aufgaben zufrieden, \u00fcbertr\u00e4gst du ihr immer wieder neue Aufgaben und lieferst nach und nach nicht mehr alle Informationen, um eine selbstst\u00e4ndige Arbeitsweise zu testen.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"3\"><li>F\u00f6rderung der selbstst\u00e4ndigen Arbeitsweise<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Im Laufe der Zusammenarbeit bittest du die virtuelle Assistenz immer \u00f6fter, bestimmte Aufgaben selbstst\u00e4ndig vorzubereiten, beispielsweise geeignete Artikel f\u00fcr Blogeintr\u00e4ge zu recherchieren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"4\"><li>Eigenst\u00e4ndiges Arbeiten mit anschlie\u00dfender Kontrolle<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Die VA ist mittlerweile soweit, dass sie komplett selbstst\u00e4ndig die \u00fcbertragenen Aufgaben abarbeiten kann. Sie werden von dir aber nochmals kontrolliert, ehe zum Beispiel der Newsletter versendet oder der Blogartikel ver\u00f6ffentlicht wird.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"5\"><li>Arbeit richtig abgeben hei\u00dft: Es ist keine Kontrolle mehr erforderlich<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Dies ist das oberste Ziel, das du verfolgen solltest, wenn es um das richtige \u00dcbertragen von Arbeiten an eine VA geht. Nach erfolgreicher und intensiver Einarbeitung kannst du dich darauf verlassen, dass die Arbeiten genau nach deinen Vorstellungen erledigt werden und keine Kontrolle mehr erforderlich ist.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Arbeit richtig an eine VA abgeben \u2013 aber welche und wie?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die Beantwortung dieser Frage musst du dir zun\u00e4chst einen \u00dcberblick \u00fcber die t\u00e4glich anfallenden Aufgaben in deinem Business verschaffen. Diese unterteilst du gem\u00e4\u00df folgender Fragen anschlie\u00dfend in drei Kategorien:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Welche Aufgaben kannst nur allein du selbst erledigen?<\/li><li>Welche Aufgaben kannst du zum Teil an jemand anderes abgeben?<\/li><li>Welche Aufgaben kannst du vollst\u00e4ndig abgeben (weil sie entweder keinerlei Vorkenntnisse erfordern, oder im Gegenteil Expertenwissen ben\u00f6tigen, welches du nicht hast, oder aber weil sie reine Zeitfresser sind)?&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Danach teilst du die herausgearbeiteten T\u00e4tigkeiten noch einmal auf in die Kategorien \u201eeilig\u201c und \u201ewichtig\u201c:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Sind die Aufgaben wichtig oder unwichtig?<\/li><li>Sind die T\u00e4tigkeiten eilig oder nicht eilig?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Alle Aufgaben die du als unwichtig, aber eilig ansiehst, \u00fcbertr\u00e4gst du an deine virtuelle Assistenz. Alle Dinge, die wichtig sind, aber auch warten k\u00f6nnen, geh\u00f6ren zu deinem Aufgabenbereich. Mit dieser \u00dcbersicht f\u00e4llt es dir nun leicht, die richtigen Aufgaben an deine virtuelle Assistenz abzugeben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Das solltest du beachten, damit die Aufgaben richtig an die VA abgegeben werden&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Achte beim Delegieren der Aufgaben darauf, dass die VA auch \u00fcber das n\u00f6tige Fachwissen daf\u00fcr verf\u00fcgt.&nbsp;<\/li><li>Des Weiteren ist es zwingend erforderlich, die Aufgabenstellung exakt und verst\u00e4ndlich zu formulieren.&nbsp;<\/li><li>Achte beim \u00dcbertragen der T\u00e4tigkeiten auch auf den richtigen Terminus. Soll dir die virtuelle Assistenz einen Text erstellen und du schreibst im Briefing aber \u201eumschreiben\u201c, dann kann sie die Arbeit schlichtweg nicht zu deiner Zufriedenheit ausf\u00fchren. Dies gilt auch f\u00fcr Fachbegriffe, die f\u00fcr dich m\u00f6glicherweise gel\u00e4ufig, f\u00fcr eine VA aber erkl\u00e4rungsbed\u00fcrftig sind.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Erl\u00e4utere den Sinn hinter der Aufgabe und welche Ziele du damit verfolgst. Teilaufgaben oder vorbereitende T\u00e4tigkeiten k\u00f6nnen nur mit dem n\u00f6tigen Hintergrundwissen zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen f\u00fchren.<\/li><li>Aufgaben richtig \u00fcbertragen hei\u00dft auch, der VA alle notwendigen Informationen zur Bearbeitung zur Verf\u00fcgung zu stellen. Gibt es beispielsweise bereits \u00e4hnliche Artikel zu einem Thema, die als Gedankenst\u00fctze dienen k\u00f6nnen? Gibt es eine Ideensammlung oder Linksammlung? Schlie\u00dflich sollte sie nicht das Rad neu erfinden m\u00fcssen.&nbsp;<\/li><li>Plane gen\u00fcgend Zeit f\u00fcr die Abarbeitung ein. Eine virtuelle Assistenz ist nicht deine alleinige Angestellte. Soll eine Aufgabe zwingend innerhalb der n\u00e4chsten Stunde erledigt sein, dann k\u00fcmmere dich besser selbst darum.&nbsp;<\/li><li>Stehe jederzeit f\u00fcr R\u00fcckfragen zur Verf\u00fcgung.&nbsp;<\/li><li>Kommuniziere eventuelle Deadlines oder Zeitvorstellungen klar und deutlich.&nbsp;<\/li><li>Akzeptiere, dass es mehrere Wege f\u00fcr eine perfekte L\u00f6sung gibt.&nbsp;<\/li><li>Gib der VA regelm\u00e4\u00dfig Feedback zu ihrer Arbeit.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Richtig Arbeit an eine VA abgeben dank SMART<\/h3>\n\n\n\n<p>All die eben genannten Punkte lassen sich auch kurz und knapp mit einem Begriff zusammenfassen: SMART. Bei diesem Akronym stehen die Buchstaben f\u00fcr:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>S<\/strong>pezifisch \u2013 so konkret und exakt wie m\u00f6glich<\/li><li><strong>M<\/strong>essbar \u2013 qualitativ und quantitativ<\/li><li><strong>A<\/strong>ttraktiv \u2013 den F\u00e4higkeiten angemessen (ein erfahrener Buchhalter wird eine Adressrecherche im Internet keineswegs als interessante Herausforderung ansehen)&nbsp;<\/li><li><strong>R<\/strong>ealistisch \u2013 alle wichtigen Informationen sind bekannt und der Zeitrahmen ist machbar&nbsp;<\/li><li><strong>T<\/strong>erminiert \u2013 die Deadline ist genau kommuniziert&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fazit \u2013 Nur wenn du diese Fehler vermeidest, kannst du Arbeit richtig an eine virtuelle Assistenz abgeben<\/h2>\n\n\n\n<p>Kontrolle abzugeben und Aufgabe an andere Menschen zu \u00fcbertragen ist nicht immer einfach. Dabei profitieren gerade Selbstst\u00e4ndige stark davon, wenn sie schlie\u00dflich diesen Schritt gehen. Um Aufgaben richtig an eine VA abzugeben, m\u00fcssen mehrere Dinge beachtet werden \u2013 unter anderem sind eine intensive Einarbeitung und klar formulierte Aufgabenstellungen n\u00f6tig.<\/p>\n\n\n\n<p>Vermeide zudem folgende Fehler:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Die generelle Annahme, dass bei der VA keine Fragen offen sind&nbsp;<\/li><li>St\u00e4ndige R\u00fcckfragen und \u00fcberm\u00e4\u00dfige Kontrolle jedes Arbeitsschrittes<\/li><li>Gar keine Kontrolle und damit Unzufriedenheit bei den Kunden&nbsp;<\/li><li>Nicht auf R\u00fcckfragen reagieren&nbsp;<\/li><li>Dein eigenes Wissen \u00fcber die Aufgabe und den Kunden als grundlegend voraussetzen&nbsp;<\/li><\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>M\u00f6glichst viele Arbeiten an eine virtuelle Assistenz abgeben \u2013 klingt sch\u00f6n, oder? 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