![\"Kundenservice](\"https:\/\/www.machdudas.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Kundenservice-entlasten-virtuelle-Assistenz-1024x683.jpg\" "\\"Kundenservice")
<\/figure>\n\n\n\nWoran du erkennst, dass du Entlastung im Kundenservice durch eine virtuelle Assistenz bitter n\u00f6tig hast<\/h2>\n\n\n\n
Viele Selbstst\u00e4ndige k\u00f6nnen ein Lied davon singen: Der Kunde ist mit einem Projekt nicht zufrieden und erwartet eine Nachbesserung innerhalb der n\u00e4chsten zwei Tage. Damit ist aber wiederum die Deadline eines anderen Projekts in Gefahr. Gleichzeitig ist auch schon wieder Monatsende, die Buchhaltung ist noch nicht fertig und das Finanzamt wartet auf deine Umsatzsteuervoranmeldung. Es flattern neue Anfragen in dein Mailpostfach, das Telefon steht nicht still und eigentlich hast du einem Neukunden versprochen, ihm auch noch ein Angebot zu schreiben. Was passiert? Die eingehenden Mails sowie die Telefonanrufe bleiben unbeantwortet. Schlie\u00dflich kannst du diese ja noch am n\u00e4chsten Tag beantworten und zur\u00fcckrufen.<\/p>\n\n\n\n
So toll die vereinfachte Arbeitsweise durch das Internetzeitalter auch ist, die Erwartungshaltung mancher Kunden ist dadurch auch extrem gestiegen. Ein Selbstst\u00e4ndiger soll am besten rund um die Uhr verf\u00fcgbar sein \u2013 schlie\u00dflich gibt es ja Smartphones, mit denen es heute ein Leichtes ist, seine E-Mails zu lesen und auf diese zu reagieren. Erfolgt die R\u00fcckmeldung auf eine Anfrage nicht innerhalb weniger Stunden, kann man den neuen manchmal schon Auftrag vergessen. Irgendjemand anderes war dann eben schneller. Aber nicht nur das, im schlechtesten Fall ist auch noch eine negative Google-Rezension die Folge. Hier steht dann: \u201eAntwortet nicht auf E-Mails, schlechter Kundenservice\u201c. <\/p>\n\n\n\n
Ehe du dich versiehst, befindest du dich in einer Zwickm\u00fchle. Schlie\u00dflich kannst du nicht f\u00fcr jede eingehende E-Mail gleich und sofort deine Arbeit unterbrechen. Es hilft nichts, du ben\u00f6tigst eine tatkr\u00e4ftige Unterst\u00fctzung. Da die anfallenden Arbeiten aber f\u00fcr eine Vollzeitstelle oder Festanstellung zu wenig w\u00e4ren, empfiehlt sich hier die stundenweise Entlastung durch eine virtuelle Assistenz. <\/p>\n\n\n\n
Welche Aufgaben kann eine virtuelle Assistenz \u00fcbernehmen, um den Kundenservice zu entlasten? <\/h2>\n\n\n\n
In welchen Bereichen eine virtuelle Assistenz dich beim Kundensupport entlasten kann, h\u00e4ngt ganz von deinem T\u00e4tigkeitsbereich ab. Folgende Aufgaben sind aber auf jeden Fall denkbar:<\/p>\n\n\n\n
- Eingehende Kundenanfragen per Telefon oder E-Mail beantworten<\/li>
- Fragen bez\u00fcglich deiner Firma und deiner angebotenen Dienstleistungen beantworten<\/li>
- Infomaterial per E-Mail versenden<\/li>
- Betreuung deiner Social-Media-Kan\u00e4le<\/li>
- Unterst\u00fctzung bei Reklamationen und Retouren<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Bei all diesen Punkten kann dich eine VA unterst\u00fctzen und somit deinen Support entlasten. <\/p>\n\n\n\n
Welche Vorteile hat eine virtuelle Assistenz im Kundenservice?<\/h3>\n\n\n\n
Eine virtuelle Assistenz im Kundenservice bringt dir entscheidende Vorteile: <\/p>\n\n\n\n
- Die VA h\u00e4lt dir den R\u00fccken frei f\u00fcr dein Kerngesch\u00e4ft.<\/li>
- Die virtuelle Assistenz betreut als fester Ansprechpartner die Kunden und sorgt damit f\u00fcr Best\u00e4ndigkeit und Sicherheit unter ihnen. <\/li>
- Die Kundenzufriedenheit steigt. <\/li>
- Durch die Entlastung im Kundenservice hast du mehr Zeit f\u00fcr Kundenakquise und Angebotserstellung. Somit ergibt sich die M\u00f6glichkeit, das Business auszubauen. <\/li>
- Der Zeitdruck auf deiner Seite und das Gef\u00fchl der \u00dcberforderung lassen nach, sprich: Deine Nerven werden entlastet. <\/li>
- Die Qualit\u00e4t deiner Arbeit steigt merklich an, da du konzentriert am Ball bleiben kannst. <\/li>
- Eventuell kannst du auch nach einiger Zeit weitere Aufgaben an die VA auslagern, beispielsweise das Erstellen und Versenden von Angeboten. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
Welche Voraussetzungen sollte eine virtuelle Assistenz zur Entlastung im Kundenservice mitbringen? <\/h3>\n\n\n\n
Um eine langfristige, dauerhafte und optimale Entlastung im Kundensupport zu erfahren, solltest du bei der Auswahl der virtuellen Assistenz aber auf einige Dinge achten:<\/p>\n\n\n\n
- Setze auf eine VA, die Erfahrung im Kundensupport hat. <\/li>
- Nimm dir Zeit f\u00fcr eine intensive Einarbeitung, um m\u00f6glichen Unzufriedenheiten auf Seite der Kunden, der VA sowie auch bei dir selbst vorzubeugen. <\/li>
- Bestimme Standards f\u00fcr den Kundenservice wie beispielsweise standardisierte Antworten oder Textbl\u00f6cke. Du kannst auch vorgeben, wie viel Zeit bis zur Beantwortung einer E-Mail-Anfrage maximal verstreichen darf. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
Besonders der Punkt der Einarbeitung darf nicht vernachl\u00e4ssigt werden. Die virtuelle Assistenz kann nur dann sinnvoll im Kundenservice entlasten, wenn sie dich, deine Produkte und dein Business kennt. Dazu muss die VA wissen, was dir wichtig ist und welche Herangehensweise du bei den unterschiedlichen Themen erwartest. Nur, wenn alles anfangs ausreichend besprochen wird, wird die Zusammenarbeit ein Erfolg.<\/p>\n\n\n\n
Frage die virtuelle Unterst\u00fctzung unbedingt nach den freien Kapazit\u00e4ten. Da der Support ein Bereich deines Unternehmens ist, der einer t\u00e4glichen Betreuung bedarf, sollte die virtuelle Assistenz hier auch entsprechend kurzfristig reagieren k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
Doch nicht nur die Erfahrung und das K\u00f6nnen der virtuellen Assistenz sind entscheidend. Auch die Chemie zwischen euch muss stimmen. Empfindest du pers\u00f6nlich die Stimme der VA als unangenehm und hast das Gef\u00fchl, sie ist f\u00fcr dein Gesch\u00e4ft nicht passend? Dann solltest du das Thema vielleicht nochmals \u00fcberdenken und gegebenenfalls weiter suchen, wenn du dir nicht sicher bist. <\/p>\n\n\n\n
Fazit \u2013 mit der richtigen Strategie kann dich eine virtuelle Assistenz problemlos im Kundenservice entlasten<\/h2>\n\n\n\n
Der Kundenservice ist das A und O in jedem Business. Er bestimmt mitunter dar\u00fcber, ob die Firma gut l\u00e4uft oder nicht. Doch leider wird genau dieses Thema vor allem bei Selbstst\u00e4ndigen oft sehr stiefm\u00fctterlich behandelt. Kein Wunder \u2013 schlie\u00dflich hat auch deren Tag nur 24 Stunden und zerrei\u00dfen kann sich nun mal niemand. Dann passiert es schon einmal, dass E-Mails mehrere Tage unbeantwortet bleiben, oder gar ganz \u00fcbersehen werden. Vor allem dann, wenn der Posteingang sowieso \u00fcberquillt. <\/p>\n\n\n\n
Mit der richtigen Planung und Strategie kannst du den Kundenservice aber an eine virtuelle Assistenz abgeben und erh\u00e4ltst so Entlastung. Konzentriere dich auf eine intensive Einarbeitung und lege Richtlinien fest, deren Einhaltung du von der VA erwartest. Garantiere gleichzeitig, dass du f\u00fcr alle eventuellen R\u00fcckfragen der virtuellen Assistenz aber auch greifbar bist. Denn nur so kann sie dich in vollem Umfang beim Kundensupport entlasten. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Jeder kennt das: Man m\u00f6chte seiner Versicherung einen Schadensfall melden oder eine Bestellung per Telefon aufgeben \u2013 und man landet in der gef\u00fchlt endlosen Warteschleife. Mitunter kann es auch mal zehn Minuten und l\u00e4nger dauern, bis ein Gespr\u00e4chspartner das Telefonat annimmt. Das Ergebnis sind unzufriedene Kunden und gestresste, genervte Mitarbeiter….<\/p>\n